O que é: Working Document
O termo “Working Document” refere-se a um tipo de documento que é utilizado como um rascunho ou uma versão preliminar de um material que ainda está em desenvolvimento. Na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), conforme as diretrizes da norma ISO 9001, esses documentos são essenciais para a elaboração de processos, procedimentos e políticas que visam a melhoria contínua da qualidade em uma organização. O Working Document permite que as equipes colaborem e façam revisões antes da finalização do documento oficial.
Os Working Documents são frequentemente utilizados em reuniões de equipe, workshops e sessões de brainstorming, onde as ideias são geradas e discutidas. Eles servem como uma plataforma para capturar informações, sugestões e feedback, que posteriormente serão incorporados em versões mais refinadas do documento. Essa abordagem colaborativa é fundamental para garantir que todos os pontos de vista sejam considerados antes da formalização do conteúdo.
Na prática, um Working Document pode incluir uma variedade de informações, como esboços de políticas, listas de verificação, fluxogramas e até mesmo dados de pesquisa. É importante ressaltar que, embora esses documentos sejam considerados “trabalhos em andamento”, eles devem ser gerenciados com cuidado para evitar confusões e garantir que as versões corretas sejam utilizadas nas operações diárias da empresa.
Um aspecto crucial do Working Document é a sua flexibilidade. Como ele não é um documento final, as alterações podem ser feitas rapidamente, permitindo que a equipe se adapte a novas informações ou mudanças nas circunstâncias. Essa adaptabilidade é especialmente valiosa em ambientes dinâmicos, onde as necessidades e requisitos podem evoluir rapidamente.
Além disso, a utilização de Working Documents pode facilitar a comunicação entre diferentes departamentos e equipes dentro de uma organização. Ao compartilhar esses documentos em um formato acessível, todos os envolvidos podem acompanhar o progresso e contribuir com suas próprias perspectivas, promovendo um ambiente de trabalho mais colaborativo e integrado.
É importante que, mesmo sendo um documento em desenvolvimento, o Working Document siga algumas diretrizes básicas de formatação e organização. Isso inclui a definição clara de objetivos, a identificação dos responsáveis pela elaboração e revisão, bem como a data de criação e as versões anteriores. Essas práticas ajudam a manter a clareza e a rastreabilidade do documento ao longo do seu ciclo de vida.
Na Gestão de Documentos da Qualidade, os Working Documents também desempenham um papel importante na conformidade com a norma ISO 9001. A norma exige que as organizações mantenham registros adequados de suas atividades e processos, e os Working Documents podem servir como evidências de que a empresa está comprometida com a melhoria contínua e a gestão eficaz da qualidade.
Por fim, é fundamental que as organizações estabeleçam um processo claro para a transição de um Working Document para um documento final. Isso pode incluir revisões formais, aprovações e a implementação de controles de versão, garantindo que a versão final reflita com precisão as contribuições e revisões feitas ao longo do processo de desenvolvimento.