O que é: Wording de Documentos
O termo “wording de documentos” refere-se à escolha cuidadosa das palavras e à estruturação das frases em documentos que fazem parte do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), conforme as diretrizes da norma ISO 9001. A qualidade da redação é fundamental para garantir que as informações sejam transmitidas de forma clara e precisa, evitando ambiguidades que possam comprometer a compreensão e a aplicação dos processos estabelecidos.
Na prática, o wording de documentos envolve a definição de termos técnicos, a utilização de uma linguagem acessível e a padronização de formatos. Isso é especialmente importante em documentos como manuais, procedimentos operacionais, instruções de trabalho e registros, que devem ser compreendidos por todos os colaboradores da organização, independentemente de seu nível de formação ou experiência.
Um bom wording deve considerar o público-alvo do documento. Por exemplo, um procedimento técnico pode exigir uma linguagem mais especializada, enquanto um manual de boas práticas deve ser redigido de forma que qualquer colaborador consiga entender. Essa adaptação da linguagem é essencial para a eficácia da comunicação interna e para a implementação das diretrizes do SGQ.
Além disso, o wording de documentos deve seguir as normas de formatação e apresentação estabelecidas pela organização. Isso inclui o uso de títulos, subtítulos, listas e tabelas que facilitam a leitura e a localização de informações. A consistência na apresentação dos documentos contribui para a credibilidade e a confiança nas informações contidas neles.
A revisão e a atualização periódica dos documentos também são aspectos cruciais do wording. À medida que os processos e as práticas da organização evoluem, é necessário revisar o conteúdo para garantir que ele continue relevante e preciso. Isso envolve não apenas a atualização das informações, mas também a verificação da clareza e da adequação da linguagem utilizada.
Outro ponto importante é a inclusão de definições e glossários dentro dos documentos, especialmente quando termos técnicos ou específicos são utilizados. Isso ajuda a garantir que todos os colaboradores tenham uma compreensão uniforme dos termos, minimizando o risco de interpretações errôneas que possam afetar a qualidade dos processos.
O uso de exemplos práticos e ilustrações também pode enriquecer o wording de documentos, tornando-os mais didáticos e facilitando a compreensão. Quando os colaboradores conseguem visualizar a aplicação das diretrizes em situações reais, a assimilação do conteúdo se torna mais eficaz.
Em resumo, o wording de documentos é uma prática essencial na Gestão de Documentos da Qualidade, pois impacta diretamente na eficácia da comunicação interna e na implementação das normas ISO 9001. Um wording bem elaborado não apenas melhora a compreensão, mas também contribui para a conformidade e a melhoria contínua dos processos organizacionais.