O que é: Versão de Documento
A versão de documento é um conceito fundamental na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente em conformidade com a norma ISO 9001. Essa norma estabelece diretrizes para a criação, revisão e controle de documentos, garantindo que todos os colaboradores tenham acesso à versão mais atualizada de um documento. A versão de um documento refere-se à sua edição específica, que pode incluir alterações, atualizações ou revisões que foram realizadas ao longo do tempo.
Na prática, cada vez que um documento é modificado, uma nova versão deve ser criada e registrada. Isso é crucial para manter a integridade das informações e assegurar que todos os envolvidos estejam utilizando dados precisos e atualizados. A numeração das versões geralmente segue um padrão, como 1.0, 1.1, 2.0, entre outros, onde o primeiro número indica a versão principal e o segundo número indica uma revisão menor.
Além disso, a gestão de versões de documentos permite um rastreamento eficaz das mudanças realizadas. Isso é especialmente importante em ambientes regulados, onde a conformidade com normas e regulamentações deve ser demonstrada. A documentação adequada das versões ajuda a evitar confusões e erros que podem surgir do uso de informações desatualizadas.
Outro aspecto importante da versão de documento é a necessidade de controle de acesso. Somente pessoas autorizadas devem ter a capacidade de modificar um documento e criar uma nova versão. Isso garante que as alterações sejam feitas de forma controlada e que a qualidade do documento seja mantida. O controle de acesso é uma parte essencial da segurança da informação dentro de um sistema de gestão da qualidade.
Além disso, a comunicação sobre as mudanças nas versões deve ser clara e eficiente. Quando uma nova versão de um documento é lançada, é fundamental que todos os usuários sejam informados sobre as alterações e como elas podem impactar seus processos. Isso pode ser feito através de notificações, treinamentos ou reuniões de alinhamento.
A versão de documento também deve ser acompanhada de um histórico de revisões, que documenta todas as alterações feitas ao longo do tempo. Esse histórico é uma ferramenta valiosa para auditorias e revisões, pois fornece um registro claro das modificações e das razões por trás delas. A transparência nesse processo é vital para a confiança na documentação e nos processos da organização.
Por fim, a implementação de um sistema de gestão de documentos que inclua o controle de versões é um passo essencial para qualquer organização que busca a excelência em sua gestão da qualidade. Um sistema bem estruturado não apenas facilita o acesso à informação, mas também promove a melhoria contínua, um dos princípios fundamentais da ISO 9001.