O que é: Tipo de Documentação
A Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ) é um componente essencial para garantir que as organizações atendam aos requisitos da norma ISO 9001. Dentro desse contexto, o termo “Tipo de Documentação” refere-se às diferentes categorias de documentos que são criados, mantidos e controlados para assegurar a qualidade dos processos e produtos. Esses tipos de documentação são fundamentais para a padronização e a melhoria contínua, permitindo que as empresas operem de forma eficiente e eficaz.
Os principais tipos de documentação incluem políticas, procedimentos, instruções de trabalho e registros. As políticas são declarações de intenções e diretrizes que orientam a gestão da qualidade na organização. Elas estabelecem a visão e os objetivos que a empresa busca alcançar, servindo como um guia para a tomada de decisões. Já os procedimentos descrevem como as atividades devem ser realizadas, detalhando os passos necessários para garantir que os processos sejam executados de acordo com as diretrizes estabelecidas.
As instruções de trabalho, por sua vez, são documentos mais específicos que orientam os colaboradores sobre como realizar tarefas individuais. Elas podem incluir informações detalhadas sobre o uso de equipamentos, a execução de processos e a realização de controles de qualidade. Por fim, os registros são evidências documentais que demonstram que as atividades foram realizadas conforme os procedimentos e instruções estabelecidos. Eles são cruciais para a rastreabilidade e a auditoria dos processos.
Outro aspecto importante do tipo de documentação é a sua estrutura e organização. A documentação deve ser facilmente acessível e compreensível para todos os colaboradores. Isso significa que a nomenclatura, a formatação e a disposição dos documentos devem ser padronizadas. A utilização de um sistema de gestão documental pode facilitar esse processo, permitindo que a documentação seja armazenada, recuperada e atualizada de forma eficiente.
Além disso, a revisão e atualização periódica dos documentos são práticas recomendadas dentro da Gestão de Documentos da Qualidade. Isso garante que a documentação permaneça relevante e eficaz, refletindo as mudanças nos processos, nas normas e nas necessidades da organização. A implementação de um controle de versão é uma estratégia eficaz para gerenciar as alterações nos documentos, assegurando que todos os colaboradores utilizem a versão mais atualizada.
A conformidade com a norma ISO 9001 exige que as organizações mantenham um registro adequado de sua documentação. Isso não apenas ajuda na auditoria interna e externa, mas também contribui para a transparência e a responsabilidade dentro da empresa. A documentação deve ser tratada como um ativo valioso, que pode impactar diretamente a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.
Por fim, a capacitação dos colaboradores em relação ao tipo de documentação é fundamental. Todos os membros da equipe devem ser treinados para entender a importância da documentação e como utilizá-la corretamente. Isso inclui a familiarização com os diferentes tipos de documentos, suas finalidades e a forma como devem ser preenchidos e mantidos. A cultura organizacional deve valorizar a documentação como parte integrante da gestão da qualidade.