O que é: Termo de Encerramento de Auditoria
O Termo de Encerramento de Auditoria é um documento formal que marca a conclusão de uma auditoria realizada dentro do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), conforme os padrões estabelecidos pela norma ISO 9001. Este termo é essencial para registrar os resultados da auditoria, as constatações feitas e as recomendações apresentadas, servindo como um ponto de referência para futuras avaliações e melhorias nos processos da organização.
Este documento deve ser elaborado pelo auditor responsável e deve incluir informações detalhadas sobre o escopo da auditoria, os critérios utilizados para a avaliação, bem como a metodologia aplicada durante o processo. Além disso, o Termo de Encerramento de Auditoria deve conter a identificação dos auditores, a data da auditoria e a data de emissão do termo, garantindo a rastreabilidade e a transparência das informações.
Um aspecto importante do Termo de Encerramento de Auditoria é a inclusão das não conformidades identificadas durante a auditoria. Essas não conformidades são falhas ou desvios em relação aos requisitos estabelecidos pela norma ISO 9001 ou pelas políticas internas da organização. O documento deve detalhar cada não conformidade, classificando-a de acordo com sua gravidade e impacto nos processos da qualidade.
Além das não conformidades, o Termo de Encerramento de Auditoria também deve apresentar as oportunidades de melhoria identificadas. Essas oportunidades são sugestões que podem ajudar a organização a aprimorar seus processos e a aumentar a eficiência do SGQ. A inclusão dessas recomendações é fundamental para que a empresa possa evoluir continuamente e atender melhor às necessidades de seus clientes.
Após a elaboração do Termo de Encerramento de Auditoria, é comum que ele seja apresentado à alta direção da organização. Essa apresentação é uma oportunidade para discutir os resultados da auditoria, as não conformidades e as oportunidades de melhoria, além de promover um entendimento comum sobre as ações que devem ser tomadas para corrigir as falhas identificadas.
O Termo de Encerramento de Auditoria também desempenha um papel crucial na documentação do SGQ. Ele deve ser arquivado de forma organizada e acessível, permitindo que a equipe de qualidade e os auditores possam consultar as informações sempre que necessário. Essa prática contribui para a manutenção da conformidade e para a preparação de futuras auditorias.
É importante ressaltar que o Termo de Encerramento de Auditoria não é um documento isolado, mas parte de um ciclo contínuo de avaliação e melhoria. As informações contidas nesse termo devem ser utilizadas para planejar ações corretivas e preventivas, garantindo que a organização esteja sempre em conformidade com os requisitos da norma ISO 9001 e buscando a excelência em seus processos.
Por fim, o Termo de Encerramento de Auditoria é um elemento fundamental para a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade. Ele não apenas documenta os resultados da auditoria, mas também serve como um guia para a melhoria contínua, promovendo a cultura da qualidade dentro da organização e assegurando que todos os colaboradores estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.