O que é: Requisito de Documentação
O requisito de documentação é um elemento fundamental na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente conforme estabelecido pela norma ISO 9001. Este requisito determina que as organizações devem criar, manter e controlar documentos que evidenciem a conformidade dos processos e produtos com os padrões de qualidade estabelecidos. A documentação adequada é essencial para garantir que todos os colaboradores compreendam suas responsabilidades e que os processos sejam executados de maneira consistente e eficiente.
Na prática, o requisito de documentação envolve a elaboração de documentos que descrevem procedimentos, instruções de trabalho e registros que comprovem a eficácia do sistema de gestão da qualidade. Esses documentos devem ser acessíveis a todos os colaboradores que necessitam deles para desempenhar suas funções. Além disso, a documentação deve ser revisada e aprovada por pessoas competentes, garantindo que as informações estejam sempre atualizadas e relevantes.
Outro aspecto importante do requisito de documentação é a necessidade de controle de versões. Isso significa que as organizações devem ter um sistema que permita identificar qual versão de um documento está em uso, evitando confusões e erros que podem ocorrer quando versões desatualizadas são utilizadas. O controle de versões também facilita a auditoria e a rastreabilidade das alterações realizadas nos documentos ao longo do tempo.
Além disso, o requisito de documentação exige que as organizações estabeleçam uma política de retenção de documentos. Isso implica que as empresas devem definir por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido, considerando aspectos legais, regulatórios e operacionais. A retenção adequada de documentos é crucial para garantir que informações importantes estejam disponíveis quando necessário, além de facilitar a conformidade com auditorias e inspeções.
A norma ISO 9001 também enfatiza a importância da comunicação interna em relação à documentação. As organizações devem assegurar que todos os colaboradores estejam cientes dos documentos relevantes e de suas atualizações. Isso pode ser feito por meio de treinamentos, reuniões e outros meios de comunicação que garantam que todos os envolvidos compreendam a importância da documentação e como utilizá-la corretamente.
Outro ponto a ser considerado é a necessidade de documentação de processos. A norma ISO 9001 exige que as organizações documentem seus processos de forma a garantir que sejam compreendidos e seguidos por todos. Isso não apenas ajuda a manter a qualidade, mas também facilita a identificação de oportunidades de melhoria e a implementação de ações corretivas quando necessário.
O requisito de documentação também se estende à gestão de registros. Os registros são evidências objetivas de que os processos estão sendo seguidos conforme planejado. A gestão adequada desses registros é essencial para demonstrar a conformidade com os requisitos da norma ISO 9001 e para fornecer informações valiosas para a análise e melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade.
Por fim, é importante destacar que o requisito de documentação não deve ser visto como uma burocracia, mas sim como uma ferramenta que contribui para a eficácia e eficiência da organização. Quando bem implementada, a documentação adequada pode levar a uma melhor compreensão dos processos, maior engajamento dos colaboradores e, consequentemente, a um aumento na satisfação do cliente e na competitividade da empresa no mercado.