O que é: Lista de Documentos Controlados
A Lista de Documentos Controlados é um elemento fundamental na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente em organizações que buscam a certificação pela norma ISO 9001. Essa lista serve como um registro que identifica todos os documentos que precisam ser controlados dentro do sistema de gestão da qualidade, garantindo que as informações corretas estejam disponíveis e atualizadas para todos os colaboradores.
Os documentos controlados incluem políticas, procedimentos, instruções de trabalho e registros que são essenciais para a implementação e manutenção do SGQ. Através da lista, as organizações podem assegurar que todos os documentos relevantes sejam revisados, aprovados e distribuídos de maneira adequada, evitando assim a utilização de informações desatualizadas ou incorretas.
Um dos principais objetivos da Lista de Documentos Controlados é facilitar o acesso à documentação necessária para a execução de processos e atividades. Isso é crucial para a conformidade com a norma ISO 9001, que exige que as organizações mantenham um controle rigoroso sobre a documentação que afeta a qualidade dos produtos e serviços oferecidos.
Além disso, a lista deve ser mantida atualizada, refletindo quaisquer alterações que possam ocorrer nos documentos controlados. Isso inclui revisões, aprovações e a inclusão de novos documentos, assegurando que todos os colaboradores tenham acesso à versão mais recente e relevante de cada documento.
A gestão eficaz da Lista de Documentos Controlados também envolve a definição de responsabilidades claras para a criação, revisão e aprovação dos documentos. Cada documento deve ter um responsável designado, que será encarregado de garantir que o conteúdo esteja correto e que as revisões sejam realizadas conforme necessário.
Outro aspecto importante é a rastreabilidade dos documentos controlados. A lista deve incluir informações como o número da versão, a data da última revisão e a data de validade, permitindo que a organização monitore a eficácia do seu sistema de gestão da qualidade e identifique rapidamente qualquer não conformidade.
As organizações também devem considerar a implementação de um sistema eletrônico para gerenciar a Lista de Documentos Controlados. Isso pode facilitar o acesso, a atualização e o controle dos documentos, além de proporcionar uma maneira eficiente de monitorar as revisões e aprovações necessárias.
Por fim, a Lista de Documentos Controlados é uma ferramenta vital para a melhoria contínua dentro do SGQ. Ao garantir que todos os documentos relevantes sejam controlados e acessíveis, as organizações podem promover uma cultura de qualidade e conformidade, essencial para o sucesso a longo prazo.