O que é: Justificativa de Documentação
A Justificativa de Documentação é um elemento fundamental na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente no contexto da norma ISO 9001. Ela se refere à explicação e ao embasamento que sustentam a necessidade de um determinado documento dentro de um sistema de gestão. Essa justificativa é crucial para garantir que todos os documentos criados e mantidos sejam relevantes, eficazes e alinhados com os objetivos da organização.
Na prática, a Justificativa de Documentação deve esclarecer por que um documento é necessário, qual a sua finalidade e como ele contribui para a melhoria contínua dos processos organizacionais. Isso inclui a identificação de requisitos legais, normativos e regulatórios que exigem a documentação, além de considerar as necessidades dos clientes e partes interessadas. Assim, a justificativa ajuda a evitar a criação de documentos desnecessários, que podem sobrecarregar o sistema e dificultar a gestão da qualidade.
Um aspecto importante da Justificativa de Documentação é que ela deve ser revisada periodicamente. À medida que a organização evolui e seus processos mudam, a relevância e a necessidade de certos documentos podem ser afetadas. Portanto, manter uma justificativa atualizada é essencial para garantir que a documentação continue a agregar valor e a atender aos requisitos do SGQ.
Além disso, a Justificativa de Documentação deve ser documentada e acessível a todos os colaboradores envolvidos na gestão da qualidade. Isso promove a transparência e a compreensão sobre a importância de cada documento, facilitando a adesão às práticas de gestão e a conscientização sobre a qualidade. A comunicação clara sobre a justificativa também pode ajudar a engajar a equipe e a promover uma cultura de qualidade dentro da organização.
Outro ponto a ser considerado é que a Justificativa de Documentação deve estar alinhada com os objetivos estratégicos da empresa. Documentos que não estão diretamente relacionados aos objetivos da organização podem ser considerados redundantes ou desnecessários. Portanto, é vital que a justificativa demonstre como cada documento contribui para o alcance das metas e a satisfação dos clientes.
Em resumo, a Justificativa de Documentação é uma prática que não apenas fundamenta a criação e a manutenção de documentos, mas também assegura que a documentação seja um ativo valioso para a organização. Ao estabelecer uma justificativa clara e objetiva, as empresas podem otimizar seus processos, reduzir desperdícios e melhorar a eficiência operacional.
Por fim, a Justificativa de Documentação deve ser parte integrante da formação e do treinamento dos colaboradores. Ao entenderem a importância da documentação e como ela se relaciona com a qualidade, os funcionários estarão mais preparados para contribuir com a eficácia do SGQ. Isso não apenas melhora a gestão da qualidade, mas também fortalece o compromisso da equipe com a excelência organizacional.