O que é: Justificativa de Desvios

A Justificativa de Desvios é um documento essencial dentro da Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente em conformidade com a norma ISO 9001. Esse documento é utilizado para explicar e registrar as razões pelas quais um determinado processo, produto ou serviço não atendeu aos requisitos previamente estabelecidos. A sua elaboração é fundamental para garantir a transparência e a rastreabilidade das ações corretivas e preventivas dentro de uma organização.

Quando um desvio é identificado, seja em auditorias internas, revisões de processos ou feedback de clientes, é necessário que a equipe responsável elabore uma justificativa que explique claramente o que ocorreu. Essa justificativa deve incluir detalhes como a natureza do desvio, as circunstâncias que levaram a ele e as implicações que esse desvio pode ter sobre a qualidade do produto ou serviço. A clareza e a precisão na redação são cruciais para que todos os envolvidos compreendam a situação.

Além de descrever o desvio, a Justificativa de Desvios deve também apresentar as ações que foram ou serão tomadas para corrigir a situação. Isso pode incluir a implementação de novas práticas, treinamentos para a equipe ou ajustes nos processos existentes. A documentação dessas ações é importante para garantir que a empresa não apenas resolva o problema imediato, mas também previna a recorrência de desvios semelhantes no futuro.

Um aspecto importante da Justificativa de Desvios é que ela deve ser revisada e aprovada por gestores ou responsáveis pela qualidade. Essa revisão garante que a justificativa esteja alinhada com as políticas e objetivos da organização, além de assegurar que as ações corretivas propostas sejam viáveis e eficazes. A participação da alta gestão nesse processo é um indicativo do comprometimento da empresa com a qualidade e a melhoria contínua.

Em muitos casos, a Justificativa de Desvios também é utilizada como uma ferramenta de aprendizado. Ao analisar os desvios e suas justificativas, as organizações podem identificar tendências e áreas que necessitam de melhorias. Essa análise pode ser incorporada em reuniões de equipe, treinamentos e revisões de processos, contribuindo para uma cultura organizacional voltada para a qualidade e a excelência.

É importante ressaltar que a Justificativa de Desvios não deve ser vista como um documento punitivo, mas sim como uma oportunidade de aprendizado e melhoria. A abordagem deve ser construtiva, focando em como evitar futuros desvios e não apenas em identificar culpados. Essa mudança de mentalidade é fundamental para criar um ambiente de trabalho colaborativo e proativo.

Além disso, a Justificativa de Desvios deve ser mantida em conformidade com os requisitos legais e regulatórios aplicáveis ao setor da organização. Isso significa que, dependendo da indústria, pode haver normas específicas que regem como os desvios devem ser documentados e tratados. A conformidade com essas normas é essencial para evitar penalidades e garantir a continuidade das operações.

Por fim, a Justificativa de Desvios deve ser parte integrante do sistema de gestão da qualidade da organização. Isso implica que ela deve ser facilmente acessível e consultável por todos os colaboradores, permitindo que todos estejam cientes dos desvios ocorridos e das medidas tomadas para corrigi-los. A transparência nesse processo é fundamental para fomentar a confiança entre os membros da equipe e para garantir que todos estejam alinhados com os objetivos de qualidade da empresa.