O que é: Instrução de Trabalho
A Instrução de Trabalho é um documento essencial na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), conforme as diretrizes da norma ISO 9001. Este tipo de documento descreve de maneira detalhada como uma atividade específica deve ser realizada, garantindo que todos os colaboradores sigam os mesmos procedimentos e padrões de qualidade. A padronização das atividades é fundamental para a consistência dos resultados e para a melhoria contínua dos processos organizacionais.
Uma Instrução de Trabalho deve conter informações claras e objetivas, como o propósito da atividade, os responsáveis pela execução, os materiais e equipamentos necessários, além dos passos a serem seguidos. Essa documentação não apenas facilita a execução das tarefas, mas também serve como uma ferramenta de treinamento para novos colaboradores, assegurando que todos tenham acesso às mesmas informações e práticas.
Além disso, a Instrução de Trabalho deve ser revisada e atualizada periodicamente para refletir mudanças nos processos, nas tecnologias ou nas normas aplicáveis. Essa atualização é crucial para manter a eficácia do SGQ e garantir que a organização esteja sempre em conformidade com os requisitos da ISO 9001. A falta de atualização pode levar a desvios nos processos e, consequentemente, a uma diminuição da qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
Outro aspecto importante da Instrução de Trabalho é a sua acessibilidade. Os documentos devem estar disponíveis para todos os colaboradores que necessitam utilizá-los, seja em formato físico ou digital. A facilidade de acesso à informação contribui para a agilidade na execução das atividades e para a redução de erros, uma vez que todos têm a oportunidade de consultar os procedimentos estabelecidos sempre que necessário.
As Instruções de Trabalho também desempenham um papel crucial na auditoria interna e na avaliação de conformidade. Durante as auditorias, os auditores verificam se as atividades estão sendo realizadas de acordo com as instruções documentadas. Isso ajuda a identificar não conformidades e oportunidades de melhoria, além de garantir que a organização esteja cumprindo com os requisitos da norma ISO 9001.
Além de garantir a conformidade com a norma, a Instrução de Trabalho também pode ser uma ferramenta de motivação para os colaboradores. Quando os funcionários compreendem claramente suas responsabilidades e têm acesso a procedimentos bem definidos, eles tendem a se sentir mais seguros e confiantes em suas atividades. Isso pode resultar em um aumento na produtividade e na satisfação no trabalho.
É importante ressaltar que a elaboração de uma Instrução de Trabalho deve envolver a participação dos colaboradores que executam as atividades. Isso garante que o documento reflita a realidade do trabalho e que as melhores práticas sejam incorporadas. A colaboração na criação das instruções também promove um senso de pertencimento e responsabilidade entre os membros da equipe.
Por fim, a Instrução de Trabalho é uma parte integrante da cultura de qualidade de uma organização. Ela não apenas documenta os processos, mas também reforça a importância da qualidade em todas as atividades. Ao promover uma abordagem sistemática e estruturada para a execução das tarefas, as organizações podem alcançar resultados mais consistentes e satisfatórios, alinhando-se aos princípios da ISO 9001.