O que é: Documento Controlado
O termo “Documento Controlado” refere-se a qualquer tipo de documento que é gerenciado de forma sistemática dentro de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), conforme as diretrizes estabelecidas pela norma ISO 9001. Esses documentos são essenciais para garantir que todos os processos, procedimentos e instruções operacionais sejam seguidos de maneira consistente e eficaz. A gestão adequada desses documentos é crucial para a manutenção da qualidade e para a conformidade com as normas aplicáveis.
Os Documentos Controlados incluem, mas não se limitam a, políticas, procedimentos, instruções de trabalho, formulários e registros. Cada um desses documentos deve ser identificado, revisado e aprovado antes de sua distribuição e uso. A identificação clara e a versão atualizada dos documentos são fundamentais para evitar confusões e garantir que todos os colaboradores tenham acesso à informação correta e mais recente.
A implementação de um sistema de controle de documentos envolve a definição de um processo que assegure a criação, revisão, aprovação, distribuição e arquivamento dos documentos. Esse processo deve ser documentado e seguido rigorosamente, garantindo que todos os documentos sejam acessíveis apenas para as pessoas autorizadas e que as versões obsoletas sejam retiradas de circulação.
Um aspecto importante dos Documentos Controlados é a sua revisão periódica. A norma ISO 9001 exige que os documentos sejam revisados em intervalos regulares para garantir que continuem relevantes e eficazes. Essa revisão deve ser registrada e, se necessário, as alterações devem ser comunicadas a todos os usuários dos documentos. A falta de revisão pode levar a erros operacionais e não conformidades.
Além disso, a formação de colaboradores sobre como utilizar e gerenciar Documentos Controlados é uma parte vital do processo. Os funcionários devem ser treinados para entender a importância desses documentos e como acessá-los corretamente. Isso não apenas melhora a eficiência operacional, mas também ajuda a promover uma cultura de qualidade dentro da organização.
A rastreabilidade é outro aspecto crucial dos Documentos Controlados. Cada documento deve ter um histórico de revisões e aprovações, permitindo que a organização saiba quem fez alterações, quando foram feitas e qual foi a natureza dessas alterações. Isso é especialmente importante em setores regulados, onde a conformidade com normas e regulamentos é rigorosamente monitorada.
Os Documentos Controlados também desempenham um papel significativo na auditoria interna e externa. Durante as auditorias, os auditores examinam esses documentos para verificar se a organização está seguindo seus próprios procedimentos e se está em conformidade com a norma ISO 9001. A falta de documentação adequada pode resultar em não conformidades e, consequentemente, em penalidades ou ações corretivas.
Em resumo, os Documentos Controlados são uma parte integral do Sistema de Gestão da Qualidade, assegurando que as informações críticas sejam gerenciadas de forma eficaz. A sua implementação e manutenção adequadas não apenas ajudam a garantir a conformidade com a ISO 9001, mas também contribuem para a melhoria contínua dos processos organizacionais.