O que é: Concessão de Documentos
A concessão de documentos é um processo fundamental dentro da Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), que se baseia na norma ISO 9001. Este processo envolve a autorização formal para a criação, revisão, distribuição e controle de documentos que são essenciais para garantir a qualidade dos produtos e serviços de uma organização. A concessão assegura que apenas documentos válidos e atualizados sejam utilizados, evitando erros e retrabalhos que podem comprometer a qualidade.
Um dos principais objetivos da concessão de documentos é garantir que todos os colaboradores tenham acesso às informações corretas e necessárias para desempenhar suas funções. Isso é alcançado através de um sistema de controle que define quem pode criar, revisar e aprovar documentos, além de estabelecer a periodicidade de revisões e atualizações. Esse controle é vital para a conformidade com a ISO 9001, que exige que as organizações mantenham um sistema de gestão da qualidade eficaz.
Além disso, a concessão de documentos envolve a identificação clara de cada documento, que deve incluir informações como o título, número de versão, data de emissão e autor. Essa identificação facilita a localização e o acesso aos documentos, permitindo que os colaboradores encontrem rapidamente as informações de que precisam. A padronização na nomenclatura e no formato dos documentos também contribui para a eficiência do sistema de gestão.
Outro aspecto importante da concessão de documentos é a necessidade de treinamento dos colaboradores. É essencial que todos os funcionários compreendam a importância da gestão documental e saibam como utilizar o sistema de concessão de forma eficaz. Isso inclui entender como solicitar a criação de novos documentos, como revisar e aprovar documentos existentes e como acessar as versões mais recentes dos documentos.
O controle de versões é um componente crítico da concessão de documentos. Cada vez que um documento é revisado, uma nova versão deve ser criada e a versão anterior deve ser arquivada. Isso garante que todos os colaboradores estejam utilizando a versão mais atualizada do documento, minimizando o risco de erros e mal-entendidos. A rastreabilidade das alterações realizadas também é importante para a auditoria e para a melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade.
A concessão de documentos também deve incluir um processo de arquivamento e descarte de documentos obsoletos. Documentos que não são mais relevantes ou que foram substituídos por versões mais recentes devem ser removidos do sistema para evitar confusão. O descarte deve ser feito de maneira segura, garantindo que informações sensíveis não sejam divulgadas inadvertidamente.
Além disso, a concessão de documentos deve ser integrada a outras práticas de gestão da qualidade, como auditorias internas e externas. As auditorias são uma oportunidade para verificar se o sistema de concessão de documentos está sendo seguido corretamente e se os documentos estão sendo gerenciados de acordo com as diretrizes da ISO 9001. Isso ajuda a identificar áreas de melhoria e a garantir a conformidade com os requisitos normativos.
Por fim, a tecnologia desempenha um papel cada vez mais importante na concessão de documentos. Sistemas de gestão documental e softwares específicos podem automatizar muitos aspectos do processo, tornando-o mais eficiente e menos suscetível a erros. A digitalização de documentos também facilita o acesso e a distribuição de informações, permitindo que os colaboradores acessem documentos de qualquer lugar e a qualquer momento.
Em resumo, a concessão de documentos é um elemento essencial da Gestão de Documentos da Qualidade, garantindo que as informações corretas estejam disponíveis para os colaboradores, promovendo a conformidade com a norma ISO 9001 e contribuindo para a melhoria contínua dos processos organizacionais.