O que é: Autenticidade Documental
A autenticidade documental refere-se à garantia de que um documento é genuíno e não foi alterado ou falsificado. No contexto da Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), que é baseada na norma ISO 9001, a autenticidade é crucial para assegurar que as informações contidas nos documentos são confiáveis e representam a realidade dos processos e procedimentos da organização. A autenticidade é um dos pilares que sustentam a integridade dos sistemas de gestão, pois documentos autênticos são fundamentais para a tomada de decisões informadas e para a conformidade com normas e regulamentos.
Para que um documento seja considerado autêntico, ele deve ser criado e assinado por uma pessoa ou entidade autorizada. Isso implica que a identidade do autor do documento deve ser verificável e que o documento deve ser mantido em um formato que impeça alterações não autorizadas. A utilização de assinaturas digitais e certificados eletrônicos é uma prática comum para garantir a autenticidade, especialmente em ambientes digitais, onde a manipulação de documentos é mais fácil.
A autenticidade documental também está relacionada à rastreabilidade dos documentos. Isso significa que deve haver um registro claro de todas as versões e alterações feitas em um documento ao longo do tempo. A gestão eficaz de versões é uma prática recomendada na SGQ, pois permite que as organizações mantenham um histórico completo de suas documentações, facilitando auditorias e revisões. A rastreabilidade ajuda a garantir que, em caso de disputas ou questionamentos, a versão correta do documento possa ser facilmente identificada.
Além disso, a autenticidade documental está intrinsecamente ligada à segurança da informação. Documentos autênticos devem ser armazenados em ambientes seguros, com acesso controlado para evitar que pessoas não autorizadas possam manipulá-los. A implementação de políticas de segurança da informação, que incluem controles de acesso e criptografia, é essencial para proteger a autenticidade dos documentos e, consequentemente, a integridade do sistema de gestão da qualidade.
As organizações que implementam um Sistema de Gestão da Qualidade eficaz devem estabelecer procedimentos claros para a criação, revisão e aprovação de documentos. Esses procedimentos devem incluir etapas para verificar a autenticidade dos documentos antes de sua distribuição e uso. A formação e conscientização dos colaboradores sobre a importância da autenticidade documental também são fundamentais para garantir que todos compreendam suas responsabilidades na manutenção da integridade dos documentos.
Outro aspecto importante da autenticidade documental é a conformidade com as regulamentações e normas aplicáveis. Muitas indústrias, como a farmacêutica e a alimentícia, têm requisitos rigorosos para a documentação, e a autenticidade é um componente crítico para atender a essas exigências. A falta de autenticidade pode resultar em penalidades severas, incluindo multas e a revogação de licenças, além de comprometer a reputação da organização.
As tecnologias emergentes, como blockchain, estão começando a ser exploradas como soluções para garantir a autenticidade documental. O uso de blockchain pode proporcionar um registro imutável de documentos, onde cada alteração é registrada de forma transparente e auditável. Essa tecnologia pode revolucionar a forma como as organizações gerenciam a autenticidade de seus documentos, oferecendo uma camada adicional de segurança e confiança.
Por fim, a autenticidade documental não deve ser vista apenas como uma exigência regulatória, mas como uma prática que agrega valor à organização. Documentos autênticos e bem gerenciados contribuem para a eficiência operacional, melhoram a comunicação interna e externa e fortalecem a confiança dos stakeholders. A implementação de práticas que garantam a autenticidade é, portanto, um investimento estratégico para qualquer organização que busca excelência em sua gestão da qualidade.