O que é: Arquivamento Físico
O arquivamento físico refere-se ao processo de armazenar documentos em formato físico, como papel, em locais designados para garantir sua preservação e fácil acesso. Este método é fundamental na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente em organizações que seguem a norma ISO 9001, que enfatiza a importância da documentação adequada para a manutenção da qualidade e conformidade dos processos.
Na prática, o arquivamento físico envolve a categorização e organização de documentos em arquivos, pastas ou caixas, que são então armazenados em locais específicos, como arquivos ou estantes. A correta organização desses documentos é crucial para facilitar a recuperação de informações, uma vez que a eficiência na busca por documentos pode impactar diretamente na produtividade da empresa e na qualidade dos serviços prestados.
Um dos principais objetivos do arquivamento físico é garantir que os documentos sejam mantidos em condições adequadas, protegidos de danos, como umidade, luz excessiva e pragas. Isso é especialmente importante para documentos que contêm informações sensíveis ou que são necessários para auditorias e verificações de conformidade com a ISO 9001. Portanto, o ambiente de armazenamento deve ser cuidadosamente controlado.
Além disso, o arquivamento físico deve seguir um sistema de classificação que permita a identificação rápida e precisa dos documentos. Isso pode incluir a utilização de códigos, etiquetas ou sistemas alfanuméricos que ajudem a organizar os arquivos de maneira lógica. A implementação de um índice ou catálogo também pode ser uma prática recomendada para facilitar a localização de documentos específicos.
Outro aspecto importante do arquivamento físico é a necessidade de um plano de retenção de documentos. Esse plano deve definir por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido e quando ele pode ser descartado. A gestão adequada do ciclo de vida dos documentos é essencial para evitar o acúmulo desnecessário de papéis e garantir que apenas os documentos relevantes sejam mantidos.
O arquivamento físico também deve estar alinhado com as políticas de segurança da informação da organização. Isso significa que o acesso aos documentos arquivados deve ser controlado, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam acessar informações sensíveis. A implementação de medidas de segurança, como fechaduras e sistemas de controle de acesso, é fundamental para proteger os documentos armazenados.
Além disso, é importante considerar a digitalização de documentos como uma extensão do arquivamento físico. Embora o arquivamento físico seja essencial, a digitalização pode oferecer vantagens significativas, como a redução do espaço físico necessário para armazenamento e a facilidade de acesso remoto. No entanto, a digitalização deve ser feita de forma a garantir a integridade e autenticidade dos documentos originais.
Por fim, o arquivamento físico deve ser revisado e atualizado regularmente para garantir que os processos estejam em conformidade com as normas e práticas recomendadas. A realização de auditorias internas e a capacitação dos colaboradores envolvidos no processo de arquivamento são medidas que podem contribuir para a melhoria contínua da gestão de documentos da qualidade.