Como fazer: Xerox de Documentos Controlados
A realização de cópias de documentos controlados é uma prática essencial na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente para empresas que seguem a norma ISO 9001. A Xerox, ou cópia, de documentos controlados deve ser feita com atenção às diretrizes estabelecidas para garantir a integridade e a rastreabilidade dos registros. O primeiro passo é identificar quais documentos necessitam de cópia e assegurar que eles estejam devidamente revisados e aprovados antes do processo de cópia.
Antes de iniciar o processo de Xerox, é fundamental verificar se o documento controlado possui uma versão atualizada. Isso pode ser feito através do sistema de gestão documental da empresa, onde as versões são registradas e monitoradas. A cópia de uma versão desatualizada pode levar a erros e não conformidades, comprometendo a qualidade do sistema de gestão. Portanto, sempre consulte a última versão disponível.
Uma vez que a versão correta do documento controlado foi identificada, o próximo passo é preparar o ambiente de cópia. Isso inclui garantir que a impressora ou copiadora esteja em boas condições de funcionamento e que o papel utilizado seja adequado. O uso de papel de qualidade é importante para a legibilidade e durabilidade dos documentos. Além disso, é recomendável que a cópia seja feita em um local seguro, onde o acesso a documentos sensíveis seja restrito.
Ao realizar a cópia, é importante seguir as instruções específicas para cada tipo de documento. Alguns documentos podem exigir que sejam copiados em frente e verso, enquanto outros podem precisar de cópias coloridas ou em preto e branco. Certifique-se de que todas as cópias mantenham a formatação e a legibilidade do documento original. Isso é crucial para a manutenção da qualidade e da conformidade com as normas estabelecidas.
Após a realização da Xerox, cada cópia deve ser devidamente identificada. Isso pode incluir a adição de um carimbo ou etiqueta que indique que se trata de uma cópia de um documento controlado. A identificação adequada é vital para garantir que todos os colaboradores saibam que se trata de uma cópia e não do documento original. Além disso, é importante registrar a quantidade de cópias feitas e quem as realizou, para fins de rastreabilidade.
As cópias de documentos controlados devem ser armazenadas em um local seguro e de fácil acesso para aqueles que precisam consultá-las. O armazenamento deve seguir as diretrizes da empresa e da norma ISO 9001, garantindo que as cópias sejam protegidas contra danos e acessos não autorizados. Um sistema de arquivamento adequado facilita a localização e a consulta dos documentos quando necessário.
Além disso, é importante estabelecer um procedimento para a destruição de cópias que não são mais necessárias. A eliminação de documentos deve ser feita de forma segura, garantindo que informações sensíveis não sejam divulgadas. Isso pode incluir a utilização de trituradores de papel ou outros métodos de destruição que garantam a confidencialidade das informações.
A revisão periódica das cópias de documentos controlados também é uma prática recomendada. Isso envolve verificar se as cópias ainda são necessárias e se estão atualizadas. Documentos que não são mais relevantes devem ser descartados de acordo com as políticas da empresa, enquanto aqueles que ainda são válidos devem ser mantidos em conformidade com os requisitos de controle de documentos.
Por fim, a capacitação dos colaboradores sobre a importância da Xerox de documentos controlados é essencial. Todos os envolvidos no processo de gestão documental devem ser treinados para entender as implicações de copiar e armazenar documentos controlados. Isso ajuda a garantir que todos sigam as melhores práticas e mantenham a conformidade com a norma ISO 9001, contribuindo para a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade.