Como fazer: Validação de Documentos Controlados
A validação de documentos controlados é um processo essencial na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), conforme estabelecido pela norma ISO 9001. Este procedimento garante que todos os documentos relevantes, como políticas, procedimentos e instruções de trabalho, sejam revisados e aprovados antes de sua distribuição e uso. Para iniciar a validação, é fundamental identificar quais documentos precisam ser controlados, considerando sua importância e impacto nos processos organizacionais.
Uma vez identificados os documentos a serem validados, o próximo passo é definir critérios claros de validação. Esses critérios devem incluir aspectos como a conformidade com requisitos legais, normativos e organizacionais, além da adequação ao propósito do documento. É importante que esses critérios sejam documentados e comunicados a todos os envolvidos no processo de validação, garantindo transparência e entendimento comum.
Após a definição dos critérios, a equipe responsável pela validação deve realizar uma revisão detalhada dos documentos. Essa revisão pode incluir a verificação de erros gramaticais, a clareza das informações apresentadas e a consistência com outros documentos da organização. A participação de diferentes áreas da empresa pode enriquecer esse processo, trazendo diversas perspectivas e assegurando que o documento atenda a todas as necessidades.
Uma etapa crucial na validação de documentos controlados é a aprovação formal. Isso pode ser feito por meio de assinaturas físicas ou digitais, dependendo da política da organização. A aprovação deve ser registrada de forma adequada, garantindo que haja um histórico que comprove que o documento foi validado conforme os procedimentos estabelecidos. Essa documentação é vital para auditorias internas e externas, demonstrando a conformidade com a norma ISO 9001.
Além da aprovação, é necessário estabelecer um sistema de controle de versões dos documentos. Isso significa que, sempre que um documento for revisado ou atualizado, uma nova versão deve ser criada e a versão anterior deve ser arquivada. O controle de versões ajuda a evitar confusões e garante que todos os colaboradores estejam utilizando a versão mais atualizada do documento, minimizando riscos de não conformidades.
A comunicação dos documentos validados é outra etapa importante. Após a validação e aprovação, os documentos devem ser distribuídos de maneira eficaz para todos os colaboradores que necessitam utilizá-los. Isso pode ser feito por meio de um sistema de gestão de documentos, onde os usuários podem acessar facilmente as versões mais recentes. A comunicação clara sobre as mudanças e atualizações também é essencial para garantir que todos estejam cientes das novas informações.
É fundamental que a organização estabeleça um cronograma de revisões periódicas para os documentos controlados. Isso assegura que os documentos permaneçam atualizados e relevantes ao longo do tempo. As revisões devem ser programadas com base na criticidade do documento e nas mudanças que possam ocorrer no ambiente regulatório ou nas operações da empresa.
Por fim, a validação de documentos controlados deve ser monitorada e avaliada continuamente. A organização deve coletar feedback dos usuários sobre a eficácia dos documentos e do processo de validação. Essa avaliação pode levar a melhorias no processo, tornando-o mais eficiente e alinhado às necessidades da organização. A melhoria contínua é um dos princípios fundamentais da norma ISO 9001 e deve ser aplicada em todos os aspectos da Gestão de Documentos da Qualidade.