Como fazer: Termo de Encerramento de Auditoria
O Termo de Encerramento de Auditoria é um documento essencial na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), conforme as diretrizes da norma ISO 9001. Este termo formaliza a conclusão de uma auditoria, seja ela interna ou externa, e serve como um registro das atividades realizadas, das constatações feitas e das recomendações apresentadas. Para elaborar um Termo de Encerramento eficaz, é fundamental seguir uma estrutura clara e objetiva, que permita a fácil compreensão por todos os envolvidos no processo.
O primeiro passo para a elaboração do Termo de Encerramento de Auditoria é reunir todas as informações coletadas durante a auditoria. Isso inclui dados sobre os processos auditados, as evidências observadas, as não-conformidades identificadas e as ações corretivas propostas. É importante que essas informações sejam organizadas de forma lógica, facilitando a leitura e a análise posterior. A clareza na apresentação dos dados é crucial para garantir que todos os stakeholders compreendam os resultados da auditoria.
Em seguida, o documento deve conter uma introdução que contextualize a auditoria realizada. Essa introdução deve mencionar o objetivo da auditoria, a equipe envolvida, o período em que a auditoria ocorreu e as áreas ou processos auditados. Essa seção serve para situar o leitor e fornecer uma visão geral do que foi abordado durante a auditoria, além de destacar a importância do processo de auditoria na melhoria contínua da qualidade.
Após a introdução, é necessário incluir uma seção dedicada às constatações da auditoria. Aqui, deve-se detalhar cada uma das não-conformidades identificadas, apresentando-as de forma clara e objetiva. É recomendável utilizar uma tabela para facilitar a visualização das informações, onde cada linha represente uma não-conformidade, acompanhada de uma descrição, a evidência que a sustenta e a classificação da gravidade. Essa abordagem ajuda a priorizar as ações corretivas e a direcionar os esforços da equipe responsável.
Além das não-conformidades, o Termo de Encerramento deve incluir uma seção sobre as recomendações da equipe auditora. Essas recomendações são sugestões de melhorias que podem ser implementadas para corrigir as não-conformidades identificadas e aprimorar os processos auditados. É importante que as recomendações sejam práticas e viáveis, levando em consideração os recursos disponíveis e as particularidades da organização. Essa seção deve ser redigida de forma a incentivar a ação e a melhoria contínua.
Outro aspecto relevante a ser abordado no Termo de Encerramento de Auditoria é a definição de prazos para a implementação das ações corretivas. É fundamental que a equipe responsável pela correção das não-conformidades tenha clareza sobre os prazos estabelecidos, pois isso garante um acompanhamento efetivo e a responsabilização dos envolvidos. A inclusão de um cronograma no documento pode ser uma estratégia eficaz para monitorar o progresso das ações corretivas.
O Termo de Encerramento de Auditoria também deve incluir uma seção de agradecimentos, onde a equipe auditora reconhece a colaboração dos auditados e de todos os envolvidos no processo. Essa prática é importante para fortalecer o relacionamento entre as partes e promover um ambiente de confiança e transparência. Além disso, demonstra que a auditoria é um esforço conjunto em prol da melhoria da qualidade.
Por fim, o documento deve ser assinado pelos membros da equipe auditora e, se possível, pelos representantes das áreas auditadas. As assinaturas conferem legitimidade ao Termo de Encerramento e garantem que todas as partes concordam com as informações apresentadas. É recomendável que uma cópia do termo seja distribuída a todos os envolvidos, garantindo que todos tenham acesso às informações e possam acompanhar as ações corretivas propostas.
Em resumo, o Termo de Encerramento de Auditoria é um documento fundamental na Gestão de Documentos da Qualidade, que deve ser elaborado com atenção aos detalhes e à clareza das informações. Seguir uma estrutura bem definida e incluir todas as informações relevantes garante que o termo cumpra sua função de registro e promova a melhoria contínua dos processos auditados.