Como fazer: Termo de Abertura de Não Conformidade

O Termo de Abertura de Não Conformidade é um documento essencial na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), conforme preconizado pela norma ISO 9001. Este termo serve para registrar formalmente a ocorrência de uma não conformidade, que pode ser qualquer desvio em relação aos requisitos estabelecidos, seja em processos, produtos ou serviços. A elaboração deste documento é fundamental para garantir a rastreabilidade e a análise crítica das falhas, promovendo a melhoria contínua dentro da organização.

Para iniciar a elaboração do Termo de Abertura de Não Conformidade, é necessário identificar claramente a não conformidade. Isso envolve a coleta de informações detalhadas sobre o que ocorreu, como a descrição do problema, a data em que foi identificado, e o local onde aconteceu. É importante que essa descrição seja objetiva e precisa, evitando ambiguidades que possam dificultar a análise posterior.

Após a identificação da não conformidade, o próximo passo é designar um responsável pela investigação do caso. Este profissional deve ter conhecimento adequado sobre o processo afetado e ser capaz de conduzir uma análise detalhada. A designação de um responsável é crucial, pois assegura que a situação será tratada com a devida atenção e que as ações corretivas serão implementadas de forma eficaz.

Uma vez que a investigação esteja em andamento, o Termo de Abertura de Não Conformidade deve incluir informações sobre as causas raiz do problema. A identificação das causas é um passo crítico, pois permite que a organização compreenda por que a não conformidade ocorreu e como evitar que situações semelhantes se repitam no futuro. Ferramentas como o Diagrama de Ishikawa ou a Análise de 5 Porquês podem ser utilizadas para facilitar essa identificação.

Além das causas, o termo deve conter um plano de ação corretiva. Este plano deve detalhar as medidas que serão tomadas para corrigir a não conformidade e prevenir sua recorrência. É importante que o plano inclua prazos e responsáveis por cada ação, garantindo que haja um acompanhamento adequado do progresso e da eficácia das medidas implementadas.

Outro aspecto importante a ser registrado no Termo de Abertura de Não Conformidade é a avaliação do impacto da não conformidade. Isso envolve analisar como a falha afetou a qualidade do produto ou serviço, bem como as possíveis consequências para os clientes e para a organização. Essa avaliação é fundamental para priorizar as ações corretivas e para a comunicação com as partes interessadas.

Após a implementação das ações corretivas, é necessário realizar uma verificação da eficácia dessas ações. O Termo de Abertura de Não Conformidade deve incluir um espaço para registrar os resultados dessa verificação, que pode ser feita por meio de auditorias internas ou revisões de processo. Essa etapa é crucial para garantir que as ações tomadas realmente resolveram o problema e que a não conformidade não ocorrerá novamente.

Por fim, o Termo de Abertura de Não Conformidade deve ser arquivado de forma adequada, garantindo que todas as informações estejam acessíveis para futuras referências e auditorias. O registro deve ser mantido em conformidade com as políticas de gestão documental da organização, assegurando que a informação esteja disponível para análise de tendências e para a melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade.

Em resumo, o Termo de Abertura de Não Conformidade é uma ferramenta vital na Gestão de Documentos da Qualidade, permitindo que as organizações identifiquem, analisem e corrijam falhas em seus processos. A correta elaboração e acompanhamento deste documento contribuem significativamente para a manutenção da qualidade e para a satisfação dos clientes.