Como fazer: Template para Documentos Controlados
A criação de um template para documentos controlados é uma etapa fundamental na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente para empresas que buscam atender aos requisitos da norma ISO 9001. Um template bem estruturado garante que todos os documentos sigam um padrão, facilitando a sua elaboração, revisão e controle. Para começar, é essencial definir quais informações devem constar no cabeçalho do documento, como título, número de identificação, data de criação e revisão, além da identificação do responsável pela elaboração.
Além do cabeçalho, o corpo do documento deve ser organizado de maneira lógica e clara. É recomendável utilizar seções e subtítulos que ajudem na navegação e compreensão do conteúdo. Cada seção deve abordar um aspecto específico do tema tratado, permitindo que o leitor encontre rapidamente as informações necessárias. A utilização de listas numeradas ou com marcadores pode ser uma boa prática para destacar pontos importantes e facilitar a leitura.
Outro ponto crucial na elaboração do template é a inclusão de um rodapé que contenha informações relevantes, como a versão do documento, a data da última revisão e o status do documento (aprovado, em revisão, etc.). Isso ajuda a manter o controle sobre as versões e garante que todos os colaboradores estejam utilizando a versão mais atualizada do documento. É importante também que o rodapé seja padronizado em todos os documentos da empresa.
Para garantir a eficácia do template, é necessário que ele seja revisado periodicamente. A revisão deve ser realizada por um responsável designado, que avaliará se o template ainda atende às necessidades da organização e se está em conformidade com as normas vigentes. Caso sejam identificadas melhorias, o template deve ser atualizado e as versões anteriores devem ser arquivadas de forma controlada.
Além disso, a capacitação dos colaboradores que utilizarão o template é fundamental. É importante que todos entendam a importância da padronização dos documentos e como utilizar o template de forma correta. Treinamentos e workshops podem ser realizados para garantir que todos estejam alinhados com as práticas de Gestão de Documentos da Qualidade.
Outro aspecto a ser considerado é a acessibilidade do template. Ele deve ser facilmente acessível a todos os colaboradores que necessitam utilizá-lo. Isso pode ser feito através de uma plataforma de gestão documental ou mesmo em um repositório compartilhado na intranet da empresa. A facilidade de acesso contribui para a adesão ao uso do template e para a manutenção da qualidade dos documentos.
Por fim, é importante ressaltar que a implementação de um template para documentos controlados não é uma tarefa única, mas sim um processo contínuo. A organização deve estar sempre atenta às mudanças nas normas e nas necessidades do mercado, adaptando seu template sempre que necessário. A flexibilidade e a capacidade de adaptação são essenciais para garantir a eficácia da Gestão de Documentos da Qualidade.