Como fazer: Tabela de Validade de Documentos
A Tabela de Validade de Documentos é uma ferramenta essencial na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente para organizações que seguem a norma ISO 9001. Essa tabela tem como objetivo principal garantir que todos os documentos utilizados na empresa estejam atualizados e dentro dos padrões exigidos, evitando assim problemas relacionados à obsolescência de informações. Para criar uma tabela eficaz, é necessário seguir algumas etapas fundamentais que asseguram a sua funcionalidade e eficiência.
O primeiro passo para elaborar a Tabela de Validade de Documentos é identificar todos os documentos que precisam ser monitorados. Isso inclui manuais, procedimentos, instruções de trabalho e registros. Cada documento deve ser catalogado com informações relevantes, como o número de versão, data de emissão, data de revisão e a data de validade. A organização dessas informações é crucial, pois facilita o acompanhamento e a atualização dos documentos ao longo do tempo.
Após a catalogação, o próximo passo é definir a periodicidade de revisão de cada documento. Essa periodicidade pode variar de acordo com a natureza do documento e a criticidade das informações contidas nele. Por exemplo, documentos que tratam de processos críticos podem exigir revisões mais frequentes, enquanto documentos menos relevantes podem ter um intervalo maior. Essa definição deve ser documentada na tabela, permitindo um planejamento adequado das revisões.
Uma vez que a periodicidade de revisão está estabelecida, é importante designar responsáveis por cada documento. Esses responsáveis serão encarregados de monitorar a validade dos documentos e de realizar as atualizações necessárias. A designação de responsáveis ajuda a criar um senso de responsabilidade e compromisso com a qualidade da documentação, além de facilitar a comunicação entre as equipes envolvidas na gestão dos documentos.
Com a tabela estruturada, é fundamental implementar um sistema de alertas para notificar os responsáveis sobre a proximidade das datas de validade. Isso pode ser feito através de lembretes automáticos, que podem ser configurados em softwares de gestão ou até mesmo em planilhas eletrônicas. O objetivo é garantir que as revisões sejam realizadas dentro do prazo, evitando que documentos desatualizados sejam utilizados nas operações da empresa.
Além disso, é importante realizar auditorias periódicas na Tabela de Validade de Documentos. Essas auditorias têm como finalidade verificar se a tabela está sendo mantida de acordo com os procedimentos estabelecidos e se os documentos estão sendo revisados conforme o planejado. As auditorias também ajudam a identificar possíveis falhas no processo de gestão de documentos, permitindo que ações corretivas sejam tomadas rapidamente.
Outro aspecto relevante na criação da Tabela de Validade de Documentos é a capacitação da equipe envolvida. Todos os colaboradores que lidam com a documentação devem ser treinados sobre a importância da gestão de documentos e sobre como utilizar a tabela de forma eficaz. Isso garante que todos estejam alinhados com os objetivos da SGQ e que a cultura da qualidade seja disseminada em toda a organização.
Por fim, a Tabela de Validade de Documentos deve ser um documento dinâmico, que pode ser atualizado conforme as necessidades da empresa mudam. À medida que novos documentos são criados ou que processos são alterados, a tabela deve refletir essas mudanças. Manter a tabela atualizada é essencial para garantir a eficácia da gestão de documentos e para assegurar a conformidade com a norma ISO 9001.
Em resumo, a criação de uma Tabela de Validade de Documentos é um passo crucial na implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade. Seguir as etapas mencionadas assegura que a documentação da empresa esteja sempre em conformidade, contribuindo para a melhoria contínua dos processos e para a satisfação dos clientes.