Como fazer: Submissão de Documentos para Aprovação
A Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ) é um aspecto fundamental para garantir que os processos de uma organização estejam em conformidade com a norma ISO 9001. A submissão de documentos para aprovação é uma etapa crítica nesse contexto, pois assegura que todos os documentos relevantes sejam revisados e validados antes de sua implementação. Para realizar essa tarefa de forma eficaz, é necessário seguir um conjunto de etapas que garantam a clareza, a organização e a rastreabilidade dos documentos.
O primeiro passo para a submissão de documentos para aprovação é a preparação do documento em conformidade com os padrões estabelecidos pela organização. Isso inclui a formatação correta, a inclusão de informações necessárias, como título, autor, data e versão, além de garantir que o conteúdo esteja alinhado com os requisitos da norma ISO 9001. Um documento bem estruturado facilita a revisão e a aprovação, minimizando o risco de retrabalho e atrasos no processo.
Após a preparação do documento, o próximo passo é a identificação dos revisores e aprovadores. É importante que as pessoas designadas para essa tarefa tenham conhecimento adequado sobre o conteúdo do documento e a relevância dele para os processos da organização. A definição clara de responsabilidades ajuda a evitar confusões e garante que o documento seja analisado por profissionais competentes, aumentando a qualidade da revisão.
Uma vez que os revisores e aprovadores foram identificados, o documento deve ser submetido a eles de forma organizada. Isso pode ser feito através de um sistema de gestão de documentos, onde o documento é enviado para revisão e os revisores podem adicionar comentários e sugestões diretamente no arquivo. Alternativamente, o envio por e-mail pode ser utilizado, mas é essencial manter um registro de todas as comunicações e versões do documento para garantir a rastreabilidade.
Durante o processo de revisão, é comum que os revisores solicitem alterações ou esclarecimentos sobre o conteúdo do documento. É fundamental que o autor do documento esteja disponível para responder a essas solicitações e realizar as modificações necessárias. A comunicação eficaz entre os revisores e o autor é crucial para garantir que o documento atenda a todas as expectativas e requisitos estabelecidos.
Após a incorporação das sugestões e a finalização do documento, o próximo passo é a submissão para aprovação formal. Isso geralmente envolve a assinatura ou a validação eletrônica dos aprovadores, que confirmam que o documento está pronto para ser implementado. A aprovação formal é um passo essencial, pois garante que todos os stakeholders estejam cientes e de acordo com o conteúdo do documento.
Uma vez aprovado, o documento deve ser disponibilizado para todos os colaboradores que necessitam de acesso a ele. Isso pode ser feito através de um sistema de gestão de documentos, onde todos os documentos aprovados são armazenados e podem ser facilmente acessados. A comunicação sobre a nova versão do documento é igualmente importante, garantindo que todos os envolvidos estejam atualizados sobre as mudanças e possam seguir as novas diretrizes.
Além disso, é importante estabelecer um processo de revisão periódica dos documentos aprovados. A norma ISO 9001 exige que os documentos sejam mantidos atualizados e relevantes, o que significa que revisões regulares devem ser agendadas. Isso ajuda a garantir que os documentos reflitam as práticas atuais da organização e estejam em conformidade com quaisquer mudanças nos requisitos normativos ou operacionais.
Por fim, a documentação do processo de submissão e aprovação é essencial para a gestão da qualidade. Manter registros detalhados sobre quem revisou e aprovou cada documento, bem como as versões anteriores, é uma prática recomendada que facilita auditorias e avaliações de conformidade. Essa documentação não apenas demonstra a adesão aos padrões da ISO 9001, mas também contribui para a melhoria contínua dos processos da organização.