Como fazer: Solicitação de Revisão de Documentos
A Solicitação de Revisão de Documentos é um processo essencial na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente para organizações que seguem a norma ISO 9001. Este procedimento garante que todos os documentos relevantes sejam mantidos atualizados, refletindo as práticas e normas atuais da empresa. Para iniciar uma solicitação de revisão, é necessário identificar o documento que precisa ser revisado e justificar a necessidade dessa revisão, seja por mudanças nas práticas, erros identificados ou atualizações normativas.
O primeiro passo para a Solicitação de Revisão de Documentos é acessar o sistema de gestão documental da empresa, onde todos os documentos estão armazenados. É importante localizar o documento específico que requer revisão. Uma vez encontrado, o solicitante deve verificar a versão atual do documento e anotar as seções que precisam de alteração. Essa análise prévia é crucial para que a revisão seja eficaz e atenda às necessidades da organização.
Após a identificação do documento e das seções a serem revisadas, o próximo passo é preencher um formulário de solicitação de revisão. Este formulário deve incluir informações detalhadas, como o nome do solicitante, a data da solicitação, o motivo da revisão e as seções específicas que precisam ser alteradas. É recomendável que o solicitante seja claro e objetivo em suas justificativas, pois isso facilitará o processo de revisão e aprovação.
Uma vez que o formulário de solicitação de revisão esteja completo, ele deve ser enviado para o responsável pela gestão de documentos ou para a equipe designada para esse fim. Dependendo da estrutura organizacional, essa equipe pode incluir profissionais de qualidade, gestores de documentos ou outros colaboradores com autoridade para aprovar revisões. O tempo de resposta para a solicitação pode variar, mas é importante acompanhar o status da solicitação para garantir que a revisão seja realizada em tempo hábil.
Após a aprovação da solicitação, o próximo passo é realizar a revisão propriamente dita. Isso envolve a atualização do documento conforme as solicitações feitas, garantindo que todas as alterações sejam documentadas e justificadas. É fundamental que a revisão seja realizada por pessoas competentes e que tenham conhecimento sobre o conteúdo do documento e as normas aplicáveis, garantindo assim a qualidade e a conformidade do material revisado.
Uma vez que o documento revisado esteja pronto, ele deve passar por um processo de validação. Isso pode incluir a revisão por pares ou a aprovação por um superior, dependendo das políticas da organização. A validação é um passo crítico, pois assegura que o documento revisado atende aos padrões de qualidade e às expectativas da organização antes de ser publicado e distribuído.
Após a validação, o documento revisado deve ser atualizado no sistema de gestão documental. É importante que a versão anterior do documento seja arquivada de forma adequada, permitindo que a organização mantenha um histórico de alterações. Isso não só é uma prática recomendada pela norma ISO 9001, mas também é essencial para auditorias e para garantir a rastreabilidade das mudanças realizadas.
Além disso, é necessário comunicar a todos os colaboradores que o documento foi revisado e está disponível na nova versão. Essa comunicação pode ser feita por meio de e-mails, reuniões ou atualizações no sistema de gestão documental. A conscientização sobre as mudanças é fundamental para que todos os envolvidos estejam alinhados e utilizem a versão correta do documento.
Por fim, a Gestão de Documentos da Qualidade deve incluir um ciclo contínuo de revisão e melhoria. Isso significa que, mesmo após a solicitação de revisão, a organização deve estar atenta a novas necessidades de atualização e aprimoramento dos documentos, garantindo assim a conformidade contínua com a norma ISO 9001 e a eficácia do sistema de gestão da qualidade.