Como fazer: Registro de Não Conformidades

O registro de não conformidades é uma etapa crucial na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente para empresas que seguem a norma ISO 9001. Este processo visa identificar, documentar e corrigir falhas que possam comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. Para iniciar, é fundamental entender o que caracteriza uma não conformidade, que pode ser qualquer desvio dos requisitos estabelecidos, seja em processos, produtos ou sistemas.

O primeiro passo para o registro de não conformidades é a coleta de informações detalhadas sobre o incidente. Isso inclui a descrição do problema, a data em que ocorreu, o local, e as pessoas envolvidas. É importante ser o mais específico possível, pois isso facilitará a análise e a resolução do problema. Além disso, deve-se registrar as evidências que sustentam a não conformidade, como fotos, relatórios ou testemunhos.

Após a coleta de informações, o próximo passo é classificar a não conformidade. Essa classificação pode ser feita com base na gravidade do problema, no impacto que ele pode causar e na frequência com que ocorre. Essa etapa é essencial para priorizar as ações corretivas e garantir que os problemas mais críticos sejam tratados com urgência. A classificação pode variar de leve a grave, dependendo da política de qualidade da organização.

Uma vez que a não conformidade foi registrada e classificada, é hora de determinar as causas raiz do problema. Isso pode ser feito por meio de ferramentas como o Diagrama de Ishikawa ou a técnica dos 5 Porquês. Identificar a causa raiz é fundamental para evitar que o problema se repita no futuro. Essa análise deve envolver as partes interessadas e, se necessário, especialistas na área afetada.

Com a causa raiz identificada, a próxima etapa é desenvolver um plano de ação corretiva. Esse plano deve incluir as ações que serão tomadas para corrigir a não conformidade, quem será responsável por cada ação e os prazos para a implementação. É importante que o plano seja realista e que as ações propostas sejam viáveis, garantindo assim a efetividade das correções.

Após a implementação das ações corretivas, é essencial monitorar a eficácia dessas ações. Isso pode ser feito por meio de auditorias internas, revisões de processos e acompanhamento de indicadores de desempenho. O objetivo é garantir que a não conformidade foi realmente resolvida e que não há risco de recorrência. Caso a ação corretiva não tenha sido eficaz, novas análises e ajustes devem ser realizados.

Além do registro e tratamento das não conformidades, é importante que a organização mantenha um histórico dessas ocorrências. Esse histórico pode ser utilizado para análises futuras, identificação de tendências e melhoria contínua dos processos. A documentação deve ser acessível e organizada, facilitando o acesso às informações por parte da equipe responsável pela qualidade.

Outro aspecto relevante é a comunicação das não conformidades e das ações corretivas para toda a equipe. A transparência nesse processo é fundamental para promover uma cultura de qualidade dentro da organização. Todos os colaboradores devem estar cientes dos problemas identificados e das soluções implementadas, para que possam contribuir na prevenção de novas não conformidades.

Por fim, o registro de não conformidades deve ser parte integrante do sistema de gestão da qualidade da empresa. Isso significa que deve haver um comprometimento da alta direção e de todos os colaboradores com a melhoria contínua e a manutenção da qualidade. A norma ISO 9001 enfatiza a importância de um sistema de gestão eficaz, e o tratamento adequado das não conformidades é um dos pilares para alcançar esse objetivo.