Como fazer: Quadro de Procedimentos Controlados
A Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ) é um aspecto fundamental para garantir que os processos de uma organização estejam alinhados com as normas ISO 9001. Um dos principais elementos dessa gestão é o Quadro de Procedimentos Controlados, que serve como um guia visual para a documentação e controle dos procedimentos que devem ser seguidos. Para criar um Quadro de Procedimentos Controlados eficaz, é necessário entender quais documentos precisam ser controlados e como eles se inter-relacionam dentro do sistema de gestão da qualidade.
O primeiro passo para elaborar o Quadro de Procedimentos Controlados é identificar todos os processos que a organização realiza. Isso inclui desde a entrada de materiais até a entrega do produto final. Cada um desses processos deve ser documentado de forma clara e concisa, permitindo que todos os colaboradores compreendam suas funções e responsabilidades. A documentação deve seguir um padrão que facilite a leitura e a interpretação, garantindo que todos os envolvidos tenham acesso às informações necessárias para a execução de suas atividades.
Após a identificação dos processos, o próximo passo é definir quais documentos são considerados controlados. Documentos controlados são aqueles que precisam ser revisados e aprovados antes de serem utilizados. Isso inclui procedimentos operacionais, instruções de trabalho, formulários e registros. A organização deve estabelecer critérios claros para determinar quais documentos precisam ser controlados, levando em consideração a criticidade e a complexidade de cada processo.
Uma vez que os documentos controlados foram identificados, é essencial criar um sistema de numeração e nomenclatura que facilite a organização e a localização desses documentos. A numeração deve ser sequencial e lógica, permitindo que os colaboradores encontrem rapidamente o documento que precisam. Além disso, a nomenclatura deve ser padronizada, utilizando termos que sejam compreensíveis para todos os usuários, evitando ambiguidades e confusões.
O Quadro de Procedimentos Controlados deve ser apresentado de forma visual, utilizando diagramas e fluxogramas que representem a relação entre os diferentes documentos e processos. Essa representação gráfica ajuda a visualizar a estrutura do sistema de gestão da qualidade, facilitando a compreensão dos colaboradores sobre como os procedimentos se interconectam. É importante que o quadro seja atualizado regularmente, refletindo quaisquer mudanças nos processos ou na documentação.
Outro aspecto importante a ser considerado na elaboração do Quadro de Procedimentos Controlados é a definição de responsabilidades. Cada documento controlado deve ter um responsável designado, que será encarregado de garantir que o documento esteja sempre atualizado e disponível para consulta. Essa responsabilidade deve ser claramente comunicada a todos os colaboradores, assegurando que todos saibam a quem recorrer em caso de dúvidas ou necessidade de revisão.
Além disso, a organização deve implementar um sistema de controle de versões para os documentos. Isso significa que, sempre que um documento for revisado, uma nova versão deve ser criada e a versão anterior deve ser arquivada. O controle de versões é fundamental para garantir que todos os colaboradores estejam utilizando a versão mais atualizada dos documentos, evitando erros e retrabalhos que podem comprometer a qualidade dos processos.
Por fim, é essencial promover treinamentos regulares sobre o uso do Quadro de Procedimentos Controlados e a importância da Gestão de Documentos da Qualidade. Os colaboradores devem ser capacitados para entender como utilizar os documentos controlados e como seguir os procedimentos estabelecidos. Isso não apenas melhora a eficiência operacional, mas também contribui para a cultura de qualidade dentro da organização.
Em resumo, o Quadro de Procedimentos Controlados é uma ferramenta vital na Gestão de Documentos da Qualidade, permitindo que as organizações mantenham seus processos em conformidade com as normas ISO 9001. Ao seguir as etapas descritas, é possível criar um quadro que não apenas atenda às exigências normativas, mas que também seja uma referência prática para todos os colaboradores.