Como fazer: Orientação para Auditorias Internas
A realização de auditorias internas é um componente essencial na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), conforme preconizado pela norma ISO 9001. Essas auditorias têm como objetivo avaliar a conformidade dos processos internos com os requisitos estabelecidos, além de identificar oportunidades de melhoria. Para iniciar o processo, é fundamental definir um cronograma de auditorias que contemple todas as áreas da organização, garantindo que todos os processos sejam auditados em intervalos regulares.
Um dos primeiros passos na preparação para a auditoria interna é a seleção da equipe auditora. É importante que os auditores sejam imparciais e possuam conhecimento adequado sobre os processos que serão avaliados. Além disso, a equipe deve ser treinada em técnicas de auditoria e na interpretação dos requisitos da norma ISO 9001, para que possam conduzir a auditoria de forma eficaz e objetiva.
Antes da auditoria, é necessário realizar uma revisão da documentação existente, incluindo políticas, procedimentos e registros. Essa revisão ajuda a identificar quais documentos precisam ser verificados durante a auditoria e garante que a equipe auditora esteja bem informada sobre os processos que serão avaliados. A documentação deve ser acessível e organizada, facilitando o trabalho dos auditores durante a avaliação.
Durante a auditoria, os auditores devem seguir um roteiro que inclua a verificação de conformidade com os procedimentos documentados, a realização de entrevistas com colaboradores e a observação direta dos processos em execução. É essencial que os auditores façam anotações detalhadas sobre suas observações, pois essas informações serão fundamentais para a elaboração do relatório de auditoria.
Após a conclusão da auditoria, a equipe auditora deve compilar suas descobertas em um relatório que destaque as conformidades e não conformidades identificadas. O relatório deve ser claro e objetivo, permitindo que a alta direção e as áreas auditadas compreendam os resultados da auditoria. Além disso, é importante que o relatório inclua recomendações para ações corretivas e oportunidades de melhoria.
As não conformidades identificadas durante a auditoria devem ser tratadas de forma sistemática. A organização deve estabelecer um plano de ação para abordar cada não conformidade, definindo responsáveis e prazos para a implementação das ações corretivas. O acompanhamento da implementação dessas ações é crucial para garantir que as melhorias sejam efetivas e sustentáveis ao longo do tempo.
Após a implementação das ações corretivas, é recomendável realizar uma auditoria de acompanhamento para verificar a eficácia das medidas adotadas. Essa auditoria pode ser programada para ocorrer em um intervalo de tempo específico, dependendo da gravidade das não conformidades identificadas. O objetivo é assegurar que as ações corretivas foram implementadas de maneira adequada e que os processos estão em conformidade com os requisitos da norma ISO 9001.
Além disso, é importante que a organização promova uma cultura de melhoria contínua, onde as auditorias internas sejam vistas como uma oportunidade de aprendizado e desenvolvimento. Isso pode ser alcançado por meio de treinamentos regulares, feedbacks construtivos e a participação ativa de todos os colaboradores nos processos de auditoria e melhoria.
Por fim, a documentação das auditorias internas deve ser mantida de forma organizada e acessível, permitindo que a organização tenha um histórico das auditorias realizadas e das ações corretivas implementadas. Essa documentação é fundamental para a gestão da qualidade e para a preparação de auditorias externas, garantindo que a organização esteja sempre em conformidade com os requisitos da norma ISO 9001.