Como fazer: Jornada de Auditoria Interna
A jornada de auditoria interna é um processo essencial para garantir que a Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ) esteja em conformidade com a norma ISO 9001. Este processo envolve uma série de etapas que visam avaliar a eficácia do sistema de gestão, identificar não conformidades e promover melhorias contínuas. A primeira etapa dessa jornada é o planejamento da auditoria, onde se define o escopo, os objetivos e a equipe responsável pela execução da auditoria.
Na fase de planejamento, é crucial elaborar um cronograma que contemple todas as áreas a serem auditadas, além de definir os critérios de auditoria. Esses critérios devem estar alinhados com os requisitos da norma ISO 9001 e com as políticas internas da organização. A comunicação com todos os envolvidos é fundamental para garantir que todos compreendam o propósito da auditoria e suas responsabilidades durante o processo.
Após o planejamento, a próxima etapa é a execução da auditoria. Nessa fase, os auditores realizam entrevistas, observações e análises de documentos para coletar evidências sobre a conformidade do SGQ. É importante que os auditores sejam imparciais e objetivos, utilizando checklists que ajudem a garantir que todos os aspectos relevantes sejam abordados. A coleta de evidências deve ser documentada de forma clara e precisa, pois isso facilitará a elaboração do relatório final.
Com a coleta de dados concluída, os auditores devem analisar as informações obtidas e identificar quaisquer não conformidades. Essas não conformidades podem variar desde falhas na documentação até a falta de cumprimento de procedimentos estabelecidos. A análise deve ser feita de maneira crítica, considerando não apenas os aspectos negativos, mas também as boas práticas observadas durante a auditoria.
Uma vez identificadas as não conformidades, o próximo passo é a elaboração do relatório de auditoria. Este documento deve conter um resumo das atividades realizadas, as evidências coletadas, as não conformidades identificadas e as recomendações para melhorias. O relatório deve ser claro e objetivo, permitindo que a alta direção compreenda as questões levantadas e tome as decisões necessárias para a correção das falhas.
Após a entrega do relatório, é fundamental que a organização desenvolva um plano de ação para tratar as não conformidades identificadas. Esse plano deve incluir prazos e responsáveis por cada ação corretiva, além de um acompanhamento para garantir que as medidas sejam efetivamente implementadas. O acompanhamento é uma etapa crítica, pois assegura que as ações corretivas sejam eficazes e que as não conformidades não se repitam no futuro.
A jornada de auditoria interna não se encerra com a implementação das ações corretivas. É importante que a organização realize auditorias internas de forma periódica, criando um ciclo de melhoria contínua. Essas auditorias devem ser planejadas e executadas com a mesma seriedade que a primeira, garantindo que o SGQ esteja sempre em conformidade com a norma ISO 9001 e que a qualidade dos processos seja mantida.
Além disso, a capacitação da equipe envolvida nas auditorias é um aspecto que não pode ser negligenciado. Investir em treinamentos e workshops sobre a norma ISO 9001 e técnicas de auditoria é fundamental para que os auditores estejam sempre atualizados e preparados para enfrentar os desafios que surgem durante o processo de auditoria interna.
Por fim, a cultura de qualidade deve ser promovida dentro da organização. Isso significa que todos os colaboradores, independentemente de suas funções, devem estar cientes da importância da Gestão de Documentos da Qualidade e do papel que desempenham na manutenção do SGQ. A conscientização e o engajamento de todos são essenciais para o sucesso da jornada de auditoria interna e para a melhoria contínua da qualidade.