Como fazer: Identificação de Documentos Controlados
A identificação de documentos controlados é uma etapa crucial na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente para organizações que buscam atender aos requisitos da norma ISO 9001. Essa prática garante que todos os documentos que impactam a qualidade dos processos sejam devidamente reconhecidos e gerenciados, evitando assim a utilização de informações desatualizadas ou incorretas. Para iniciar esse processo, é necessário compreender o que são documentos controlados e qual a sua importância dentro do sistema de gestão.
Os documentos controlados são aqueles que, devido à sua relevância, precisam ser gerenciados de forma rigorosa. Isso inclui políticas, procedimentos, instruções de trabalho e registros que são essenciais para garantir a conformidade e a melhoria contínua dos processos. A primeira etapa para a identificação desses documentos é realizar um mapeamento completo dos documentos existentes na organização, levando em consideração sua finalidade e impacto na qualidade.
Uma vez realizado o mapeamento, o próximo passo é classificar os documentos de acordo com sua criticidade e frequência de uso. Essa classificação pode ser feita com base em critérios como a necessidade de atualização, a relevância para os processos e a frequência com que os documentos são consultados. Documentos que são frequentemente utilizados e que têm um impacto direto na qualidade devem ser priorizados na identificação e controle.
Após a classificação, é fundamental estabelecer um sistema de controle que permita a fácil localização e acesso aos documentos controlados. Isso pode incluir a criação de um repositório digital, onde todos os documentos sejam armazenados de forma organizada, com versões claramente identificadas. Além disso, é importante que haja um registro de quem possui acesso a cada documento, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam realizar alterações.
Outro aspecto importante na identificação de documentos controlados é a definição de um processo de revisão e atualização. Os documentos devem ser revisados periodicamente para assegurar que as informações estejam sempre atualizadas e em conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis. Essa revisão deve ser documentada, e as versões anteriores devem ser arquivadas de forma segura para garantir a rastreabilidade das alterações.
Além disso, é essencial que todos os colaboradores da organização estejam cientes da importância dos documentos controlados e do processo de identificação. Para isso, a realização de treinamentos e workshops pode ser uma estratégia eficaz, promovendo a conscientização sobre a gestão documental e a necessidade de seguir os procedimentos estabelecidos.
A comunicação clara sobre as responsabilidades de cada colaborador em relação aos documentos controlados também é fundamental. Cada membro da equipe deve entender seu papel na manutenção da integridade e da atualização dos documentos, contribuindo assim para a eficácia do sistema de gestão da qualidade.
Por fim, a utilização de ferramentas tecnológicas pode facilitar significativamente o processo de identificação e controle de documentos. Softwares de gestão documental podem automatizar tarefas como a revisão, o armazenamento e o acesso a documentos, tornando o processo mais eficiente e menos suscetível a erros humanos.
Em resumo, a identificação de documentos controlados é um processo que envolve mapeamento, classificação, controle, revisão e treinamento. Seguir essas etapas de forma sistemática não apenas atende aos requisitos da norma ISO 9001, mas também contribui para a melhoria contínua da qualidade dentro da organização.