Como fazer: Histórico de Não Conformidades

A Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ) é um processo essencial para garantir que as organizações atendam aos requisitos da norma ISO 9001. Um dos elementos fundamentais dessa gestão é o registro e acompanhamento das não conformidades, que são desvios dos padrões estabelecidos. Para criar um histórico de não conformidades eficaz, é necessário seguir um conjunto de etapas que asseguram a rastreabilidade e a análise crítica dos problemas identificados.

O primeiro passo para elaborar o histórico de não conformidades é a definição clara do que constitui uma não conformidade dentro do contexto da sua organização. Isso envolve a identificação de processos, produtos ou serviços que não atendem aos critérios de qualidade estabelecidos. Uma descrição detalhada do problema deve ser registrada, incluindo informações como data, local e a pessoa responsável pela identificação da não conformidade.

Após a identificação, é crucial classificar a não conformidade com base em sua gravidade e impacto. Essa classificação pode variar de leve a crítica, e deve ser documentada no histórico. Essa categorização ajuda a priorizar as ações corretivas e preventivas que serão implementadas para resolver o problema. Além disso, a análise de causa raiz deve ser realizada para entender as razões subjacentes à não conformidade, permitindo que a organização tome medidas efetivas para evitar recorrências.

Uma vez que a causa raiz é identificada, o próximo passo é desenvolver um plano de ação corretiva. Esse plano deve incluir ações específicas que serão tomadas para corrigir a não conformidade e prevenir sua reincidência. É importante designar responsáveis por cada ação e estabelecer prazos para a implementação. O progresso dessas ações deve ser monitorado e registrado no histórico de não conformidades.

Além das ações corretivas, é fundamental documentar as ações preventivas que podem ser implementadas para evitar que a não conformidade ocorra novamente. Essas ações devem ser baseadas na análise de dados históricos e na avaliação de riscos. O histórico de não conformidades deve ser atualizado regularmente para refletir essas ações e suas respectivas eficácias.

Outro aspecto importante do histórico de não conformidades é a comunicação. Todos os envolvidos no processo de gestão da qualidade devem ter acesso a essas informações. Isso não apenas promove a transparência, mas também incentiva uma cultura de melhoria contínua dentro da organização. A comunicação eficaz sobre não conformidades e suas resoluções é vital para o aprendizado organizacional.

Por fim, o histórico de não conformidades deve ser revisado periodicamente como parte do processo de auditoria interna. Essa revisão permite que a organização avalie a eficácia das ações corretivas e preventivas implementadas, além de identificar novas oportunidades de melhoria. A documentação deve ser mantida de forma organizada e acessível, garantindo que as informações possam ser facilmente consultadas quando necessário.

Em resumo, a elaboração de um histórico de não conformidades é um componente crítico da Gestão de Documentos da Qualidade. Seguir as etapas descritas não apenas ajuda a atender aos requisitos da norma ISO 9001, mas também contribui para a melhoria contínua dos processos da organização. A gestão eficaz das não conformidades resulta em produtos e serviços de maior qualidade, aumentando a satisfação do cliente e a competitividade no mercado.