Como fazer: Fiscalização de Documentos Controlados
A fiscalização de documentos controlados é um processo essencial dentro da Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), que se baseia na norma ISO 9001. Este procedimento visa garantir que todos os documentos que possuem controle, como procedimentos, instruções de trabalho e registros, estejam atualizados e disponíveis para os colaboradores. Para iniciar a fiscalização, é fundamental entender quais documentos são considerados controlados e qual a sua importância para a organização.
Primeiramente, é necessário identificar todos os documentos controlados que fazem parte do sistema de gestão da qualidade. Isso inclui não apenas os documentos que são criados internamente, mas também aqueles que são recebidos de fornecedores ou que são exigidos por normas regulatórias. Uma lista abrangente desses documentos deve ser mantida e atualizada regularmente, para que todos os envolvidos saibam quais documentos precisam ser monitorados.
Uma vez que a lista de documentos controlados esteja estabelecida, o próximo passo é definir a frequência da fiscalização. A periodicidade pode variar de acordo com a criticidade do documento e a natureza das operações da empresa. Documentos que são frequentemente utilizados ou que têm um impacto direto na qualidade do produto ou serviço devem ser fiscalizados com mais frequência, enquanto outros podem ser revisados em intervalos mais longos.
Durante a fiscalização, é importante verificar se os documentos estão devidamente identificados e se as versões corretas estão em uso. Isso inclui a verificação de números de revisão, datas de emissão e a assinatura de aprovação. A falta de controle sobre essas informações pode levar a erros operacionais e comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa.
Além disso, a fiscalização deve incluir a análise do acesso aos documentos controlados. É essencial que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a esses documentos, garantindo assim a integridade e a confidencialidade das informações. O controle de acesso pode ser feito através de sistemas de gestão documental ou mesmo por meio de registros manuais, dependendo da estrutura da organização.
Outro aspecto importante da fiscalização é a capacitação dos colaboradores. Todos os funcionários que lidam com documentos controlados devem ser treinados sobre a importância do controle documental e sobre como realizar a fiscalização corretamente. Isso não apenas melhora a eficiência do processo, mas também aumenta a conscientização sobre a qualidade dentro da organização.
Após a realização da fiscalização, é fundamental documentar os resultados. Isso pode ser feito por meio de relatórios que detalhem as não conformidades encontradas, as ações corretivas propostas e os prazos para a implementação dessas ações. A documentação serve como um registro importante para auditorias internas e externas, além de contribuir para a melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade.
Por fim, a fiscalização de documentos controlados deve ser vista como um processo contínuo e não como uma atividade pontual. A revisão e a atualização dos processos de fiscalização são essenciais para garantir que a organização se mantenha em conformidade com a norma ISO 9001 e que os documentos controlados continuem a atender às necessidades do negócio e dos clientes.