Como fazer: Filtro de Pesquisa por Data de Validade
A Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ) é um aspecto fundamental para garantir a conformidade e a eficiência em processos organizacionais. Um dos elementos cruciais dessa gestão é a capacidade de filtrar documentos com base em critérios específicos, como a data de validade. O filtro de pesquisa por data de validade permite que as empresas identifiquem rapidamente documentos que estão prestes a expirar ou que já não são mais válidos, facilitando a tomada de decisões informadas e a manutenção da qualidade.
Para implementar um filtro de pesquisa por data de validade, o primeiro passo é garantir que todos os documentos estejam devidamente catalogados em um sistema de gestão de documentos. Isso envolve a digitalização de documentos físicos e a organização de arquivos eletrônicos de maneira que as informações sejam facilmente acessíveis. A utilização de softwares de gestão documental pode ser uma solução eficaz, pois muitos desses sistemas já possuem funcionalidades de filtragem integradas.
Uma vez que os documentos estejam organizados, o próximo passo é definir quais campos de dados serão utilizados para o filtro. Normalmente, o campo de data de validade é essencial, mas outros campos, como data de criação e data de revisão, também podem ser relevantes. A escolha dos campos deve ser feita com base nas necessidades específicas da organização e na natureza dos documentos geridos.
Após a definição dos campos, é necessário configurar o sistema para permitir a pesquisa por data de validade. Isso pode incluir a criação de filtros personalizados que permitam ao usuário selecionar um intervalo de datas ou buscar documentos que estejam próximos da data de validade. A interface do sistema deve ser intuitiva, permitindo que mesmo usuários leigos consigam realizar buscas de forma eficiente.
Além disso, é importante implementar notificações automáticas que alertem os responsáveis sobre documentos que estão prestes a expirar. Essas notificações podem ser enviadas por e-mail ou através do próprio sistema de gestão documental. Dessa forma, a organização pode garantir que as ações necessárias sejam tomadas antes que os documentos percam a validade, evitando problemas de conformidade.
Outro aspecto a considerar é a formação dos colaboradores. Todos os usuários do sistema devem ser treinados para utilizar o filtro de pesquisa por data de validade de maneira eficaz. Isso inclui entender como realizar buscas, interpretar os resultados e saber como agir em relação a documentos que estão prestes a expirar. Um bom treinamento pode aumentar significativamente a eficiência do processo de gestão documental.
É fundamental também realizar auditorias periódicas nos documentos geridos. Essas auditorias ajudam a identificar documentos que não foram filtrados corretamente ou que não estão atualizados. Através de uma revisão regular, a organização pode garantir que seu sistema de gestão de documentos esteja sempre em conformidade com as normas da ISO 9001 e que os documentos sejam mantidos em condições adequadas.
Por fim, a implementação de um filtro de pesquisa por data de validade não é apenas uma questão de tecnologia, mas também de cultura organizacional. As empresas devem promover uma cultura de responsabilidade em relação à gestão de documentos, onde todos os colaboradores entendam a importância de manter os documentos atualizados e válidos. Isso não só melhora a eficiência operacional, mas também contribui para a qualidade geral dos processos da organização.