Como fazer: Emissão de Documentos Controlados
A emissão de documentos controlados é uma prática essencial na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), conforme estabelecido pela norma ISO 9001. Este processo garante que todos os documentos relevantes sejam criados, revisados e aprovados de maneira sistemática, assegurando a conformidade e a eficácia do sistema de gestão da qualidade. Para iniciar, é fundamental identificar quais documentos precisam ser controlados, como procedimentos, instruções de trabalho e formulários, que são cruciais para a operação e manutenção da qualidade.
O primeiro passo na emissão de documentos controlados é a definição de um modelo padrão que será utilizado para todos os documentos. Este modelo deve incluir elementos como o título do documento, número de identificação, versão, data de emissão e a assinatura do responsável pela aprovação. A padronização facilita a identificação e o acesso aos documentos, além de garantir que todos sigam o mesmo formato, o que é vital para a clareza e a consistência das informações.
Após a definição do modelo, o próximo passo é a elaboração do conteúdo do documento. É importante que o texto seja claro e objetivo, evitando jargões desnecessários que possam dificultar a compreensão. O documento deve abordar todos os pontos relevantes, incluindo o propósito, o escopo, as responsabilidades e os procedimentos a serem seguidos. Uma boa prática é incluir exemplos práticos e ilustrações, quando pertinente, para facilitar a compreensão dos usuários.
Uma vez que o documento está elaborado, ele deve passar por um processo de revisão. Essa etapa é crucial, pois permite que outros membros da equipe ou especialistas revisem o conteúdo, identifiquem possíveis erros e sugiram melhorias. A revisão deve ser documentada, e as alterações realizadas devem ser registradas para garantir a rastreabilidade. A norma ISO 9001 enfatiza a importância da revisão e da aprovação, assegurando que apenas documentos válidos e atualizados sejam utilizados.
Após a revisão, o documento deve ser aprovado por uma autoridade competente. A aprovação é um passo formal que valida o conteúdo e a aplicabilidade do documento. É recomendável que a aprovação seja registrada em um log de controle de documentos, onde se pode acompanhar a versão, a data de aprovação e o responsável pela validação. Isso não só garante a conformidade com a norma, mas também facilita auditorias e inspeções futuras.
Com o documento aprovado, é hora de proceder à sua emissão e distribuição. Os documentos controlados devem ser disponibilizados apenas para as pessoas que realmente necessitam deles, evitando assim o acesso não autorizado. A distribuição pode ser feita por meio de sistemas eletrônicos de gestão de documentos ou impressões físicas, dependendo da política da organização. É fundamental que todos os colaboradores sejam informados sobre a disponibilidade e a localização dos documentos controlados.
Outro aspecto importante da emissão de documentos controlados é o controle de versões. Cada vez que um documento é revisado ou atualizado, uma nova versão deve ser emitida, e a versão anterior deve ser retirada de circulação. Isso garante que todos os colaboradores estejam utilizando a versão mais atualizada, evitando confusões e erros que podem surgir do uso de documentos desatualizados. A gestão de versões deve ser documentada e facilmente acessível a todos os usuários.
Além disso, é essencial realizar treinamentos periódicos sobre a utilização dos documentos controlados. Os colaboradores devem ser capacitados para entender a importância desses documentos, como acessá-los e utilizá-los corretamente. O treinamento deve incluir informações sobre as políticas de controle de documentos da organização, bem como sobre as práticas recomendadas para garantir a conformidade com a norma ISO 9001.
Por fim, a organização deve estabelecer um processo de auditoria interna para verificar a eficácia da gestão de documentos controlados. As auditorias ajudam a identificar falhas no sistema, promovendo melhorias contínuas e assegurando que a organização esteja sempre em conformidade com a norma ISO 9001. A auditoria deve ser realizada periodicamente e os resultados devem ser documentados, permitindo que a gestão tome decisões informadas sobre as ações corretivas necessárias.