Como fazer: Digitalização de Documentos Físicos
A digitalização de documentos físicos é um processo essencial para a Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente em conformidade com a norma ISO 9001. Este procedimento visa transformar documentos impressos em arquivos digitais, facilitando o armazenamento, a recuperação e a gestão da informação. Para iniciar, é necessário planejar a digitalização, definindo quais documentos serão digitalizados e estabelecendo um cronograma que minimize a interrupção das atividades diárias da organização.
O primeiro passo na digitalização é a organização dos documentos físicos. É importante categorizar os documentos de acordo com sua relevância e frequência de uso. Documentos que são frequentemente consultados devem ser priorizados. Além disso, é fundamental garantir que todos os documentos estejam em bom estado, pois papéis danificados podem comprometer a qualidade da digitalização. A limpeza e a preparação dos documentos são etapas cruciais para evitar problemas durante o escaneamento.
Após a organização, o próximo passo é escolher o equipamento adequado para a digitalização. Existem diversos tipos de scanners disponíveis no mercado, cada um com características específicas que atendem a diferentes necessidades. Scanners de alta velocidade são ideais para grandes volumes de documentos, enquanto scanners de mesa podem ser mais apropriados para documentos delicados ou de tamanho irregular. A escolha do software de digitalização também é importante, pois ele deve ser compatível com o sistema de gestão documental da empresa.
Uma vez que o equipamento e o software estejam definidos, é hora de iniciar o processo de digitalização. Durante essa fase, é essencial seguir as melhores práticas de digitalização, como ajustar as configurações de resolução e formato de arquivo. A resolução ideal para documentos textuais geralmente varia entre 300 e 600 DPI, enquanto documentos com imagens podem exigir uma resolução mais alta. O formato de arquivo mais comum para documentos digitalizados é o PDF, pois oferece uma boa qualidade de imagem e é amplamente aceito.
Após a digitalização, a próxima etapa é a indexação dos documentos. A indexação consiste em atribuir metadados a cada arquivo digitalizado, facilitando a busca e a recuperação de informações. É recomendável criar um sistema de nomenclatura consistente que inclua informações como data, tipo de documento e categoria. Isso não apenas melhora a organização, mas também garante que os documentos possam ser facilmente localizados quando necessário.
Uma vez que os documentos estejam digitalizados e indexados, é importante implementar um sistema de backup para garantir a segurança das informações. O armazenamento em nuvem é uma opção popular, pois oferece acessibilidade e proteção contra perda de dados. Além disso, é fundamental estabelecer políticas de acesso e controle para garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar os documentos digitalizados.
Para garantir a conformidade com a norma ISO 9001, é essencial realizar auditorias regulares no sistema de gestão documental. Essas auditorias ajudam a identificar possíveis falhas no processo de digitalização e a implementar melhorias contínuas. A documentação adequada dos processos de digitalização também é crucial, pois fornece evidências de conformidade e pode ser solicitada durante auditorias externas.
Além disso, é importante treinar a equipe envolvida no processo de digitalização. O treinamento deve abranger não apenas o uso do equipamento e software, mas também as melhores práticas de gestão documental. Uma equipe bem treinada é fundamental para garantir a eficiência do processo e a qualidade dos documentos digitalizados.
Por fim, a digitalização de documentos físicos não é um evento isolado, mas sim um processo contínuo. À medida que novos documentos são gerados, é necessário integrar a digitalização ao fluxo de trabalho da organização. Isso garante que a gestão de documentos da qualidade permaneça atualizada e em conformidade com as normas estabelecidas, contribuindo para a eficiência e a eficácia do SGQ.