Como fazer: Cadastro de Documentos Controlados
A gestão de documentos controlados é um aspecto crucial dentro do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), especialmente em conformidade com a norma ISO 9001. O cadastro de documentos controlados envolve a criação, revisão, aprovação e distribuição de documentos que são essenciais para garantir a qualidade dos processos e produtos de uma organização. Para iniciar esse processo, é fundamental entender quais documentos precisam ser controlados e quais são os requisitos específicos para cada um deles.
O primeiro passo no cadastro de documentos controlados é identificar os tipos de documentos que devem ser incluídos. Isso pode incluir procedimentos operacionais, instruções de trabalho, formulários, registros e políticas. Cada um desses documentos desempenha um papel importante na manutenção da qualidade e deve ser gerenciado de forma adequada. A norma ISO 9001 estabelece critérios claros sobre quais documentos são necessários e como devem ser gerenciados.
Após a identificação dos documentos, o próximo passo é definir um formato padrão para o cadastro. Isso inclui a criação de um modelo que contenha informações essenciais, como título do documento, número de versão, data de emissão, responsável pela elaboração e aprovação, e um resumo do conteúdo. Um formato padronizado facilita a localização e o controle dos documentos, além de garantir que todos os colaboradores tenham acesso às informações corretas.
Uma vez que o formato está definido, é hora de elaborar os documentos. É importante que a redação seja clara e objetiva, evitando jargões técnicos que possam confundir os usuários. Cada documento deve ser revisado por um responsável antes de ser aprovado. Essa revisão é uma etapa crítica, pois garante que o conteúdo esteja correto e que atenda aos requisitos da norma ISO 9001.
Após a elaboração e revisão, os documentos precisam ser aprovados por uma autoridade competente dentro da organização. Essa aprovação formaliza o documento e garante que ele pode ser utilizado como referência. É importante que o processo de aprovação seja documentado, registrando quem aprovou e quando, para garantir a rastreabilidade e a conformidade com os requisitos do SGQ.
Uma vez aprovados, os documentos controlados devem ser distribuídos para as partes interessadas. Isso pode ser feito através de um sistema de gestão de documentos ou manualmente, dependendo da estrutura da organização. A distribuição deve ser registrada, garantindo que todos os colaboradores tenham acesso às versões mais recentes dos documentos. Isso é vital para evitar o uso de documentos desatualizados, que podem comprometer a qualidade dos processos.
Além da distribuição, é fundamental implementar um sistema de controle de versões. Isso significa que sempre que um documento for revisado, uma nova versão deve ser criada e a versão anterior deve ser retirada de circulação. O controle de versões ajuda a manter a integridade dos documentos e garante que todos os colaboradores estejam utilizando as informações mais atualizadas.
Outro aspecto importante do cadastro de documentos controlados é o treinamento dos colaboradores. Todos os funcionários que utilizam os documentos devem ser treinados sobre como acessá-los, interpretá-los e aplicá-los corretamente. O treinamento garante que todos compreendam a importância dos documentos controlados e saibam como utilizá-los para manter a qualidade dos processos.
Por fim, é essencial realizar auditorias periódicas para verificar a conformidade do cadastro de documentos controlados com os requisitos da norma ISO 9001. Essas auditorias ajudam a identificar possíveis não conformidades e a implementar ações corretivas, garantindo que o sistema de gestão de documentos continue eficaz e alinhado com os objetivos da organização.