Como fazer: Abertura de Não Conformidade

A abertura de não conformidade é um processo essencial na Gestão de Documentos da Qualidade (SGQ), especialmente para organizações que seguem a norma ISO 9001. Este procedimento visa identificar, registrar e tratar qualquer desvio em relação aos requisitos estabelecidos, garantindo que a qualidade dos produtos e serviços seja mantida. A não conformidade pode ser detectada em diversas etapas, desde a produção até a entrega ao cliente, e sua correta gestão é crucial para a melhoria contínua dos processos.

O primeiro passo para a abertura de uma não conformidade é a identificação do problema. Isso pode ocorrer através de auditorias internas, feedback de clientes, ou mesmo durante a rotina de trabalho. É importante que todos os colaboradores estejam cientes da importância de relatar qualquer desvio, pois isso contribui para a transparência e a eficácia do sistema de gestão da qualidade. Uma vez identificado o problema, deve-se proceder com o registro da não conformidade em um formulário específico, que deve conter informações detalhadas sobre o ocorrido.

O formulário de abertura de não conformidade deve incluir dados como a descrição do problema, a data em que foi identificado, a área responsável e o impacto potencial sobre a qualidade do produto ou serviço. Além disso, é fundamental classificar a não conformidade, seja ela menor, maior ou crítica, pois essa classificação ajudará na priorização das ações corretivas. Uma boa prática é envolver a equipe responsável pela área afetada na elaboração desse registro, garantindo que todas as informações relevantes sejam capturadas.

Após o registro, a próxima etapa é a análise da não conformidade. Essa análise deve ser feita por uma equipe multidisciplinar que compreenda as diversas áreas impactadas. O objetivo é entender as causas raízes do problema, utilizando ferramentas como o Diagrama de Ishikawa ou a Análise de Pareto. Essa fase é crucial, pois apenas ao identificar a causa raiz é que se pode desenvolver ações corretivas eficazes que evitem a recorrência do problema no futuro.

Com a análise concluída, é hora de elaborar um plano de ação corretiva. Este plano deve ser claro e objetivo, estabelecendo as responsabilidades e os prazos para a implementação das ações. É importante que as ações corretivas sejam monitoradas e documentadas, garantindo que sejam efetivas e que o problema não volte a ocorrer. A documentação é uma parte vital do SGQ, pois fornece evidências de que a organização está comprometida com a melhoria contínua.

Uma vez implementadas as ações corretivas, deve-se realizar uma nova avaliação para verificar se a não conformidade foi efetivamente resolvida. Isso pode incluir a realização de testes, auditorias ou revisões de processos. Caso a não conformidade persista, é necessário revisar o plano de ação e ajustar as medidas tomadas. A comunicação com todos os envolvidos é fundamental durante todo esse processo, garantindo que todos estejam cientes das mudanças e das lições aprendidas.

Além disso, é importante registrar todas as etapas do processo de abertura e tratamento da não conformidade em um sistema de gestão documental. Isso não apenas facilita a consulta futura, mas também é uma exigência da norma ISO 9001, que preconiza a necessidade de manter registros adequados. A documentação deve ser acessível e organizada, permitindo que a equipe de qualidade e outros colaboradores possam consultar informações relevantes sempre que necessário.

Por fim, a análise de não conformidades deve ser uma prática contínua dentro da organização. Realizar reuniões periódicas para discutir as não conformidades abertas, as ações corretivas implementadas e os resultados obtidos é essencial para promover uma cultura de qualidade. Essa abordagem não apenas melhora os processos internos, mas também fortalece a confiança dos clientes na capacidade da organização de entregar produtos e serviços de alta qualidade.

Em resumo, a abertura de não conformidade é um procedimento que, quando bem executado, contribui significativamente para a melhoria contínua da qualidade dentro de uma organização. Seguir as etapas descritas, desde a identificação até a documentação e análise, é fundamental para garantir que a gestão da qualidade esteja alinhada com os princípios da norma ISO 9001 e que a organização esteja sempre em busca da excelência.