A gestão de documentos obsoletos é um desafio constante para as organizações que buscam manter a conformidade com normas e garantir a eficiência de seus processos. Documentos desatualizados podem causar uma série de problemas, desde erros operacionais até não conformidades em auditorias, comprometendo a qualidade dos produtos e serviços. Neste artigo, vamos explorar como a norma ISO 9001 aborda o controle de documentos obsoletos e como o GESTED, com seu módulo exclusivo iDOC, pode ajudar sua empresa a evitar esses problemas, especialmente no controle de cópias físicas.

O Que a Norma ISO 9001 Diz Sobre Documentos Obsoletos?

A ISO 9001:2015 trata do controle de documentos na seção 7.5, abordando a necessidade de gerenciar as informações documentadas de forma que apenas as versões atuais sejam utilizadas. A norma especifica que os documentos obsoletos devem ser claramente identificados para evitar o uso não intencional. Além disso, caso seja necessário mantê-los por razões legais ou de conhecimento, eles devem ser adequadamente controlados e segregados das versões ativas.

Os principais pontos exigidos pela ISO 9001 sobre documentos obsoletos incluem:

• Identificação e Controle: Documentos que não são mais válidos devem ser identificados como obsoletos e não devem estar disponíveis para uso corrente.
• Segregação: Quando for necessário manter um documento obsoleto, ele deve ser armazenado de forma que não seja confundido com documentos válidos.
• Acessibilidade Restrita: O acesso a documentos obsoletos deve ser restrito para evitar seu uso inadequado.

A falha em gerenciar documentos obsoletos pode resultar em não conformidades durante auditorias, levando a riscos operacionais e, em alguns casos, a problemas legais.

As Complicações de Documentos Obsoletos na Gestão da Qualidade

Manter documentos obsoletos acessíveis ou sem controle adequado pode acarretar em diversos problemas para a organização, como:

1. Erros Operacionais: O uso de procedimentos desatualizados pode levar à execução incorreta de atividades, comprometendo a qualidade do produto ou serviço.
2. Não Conformidades: Durante auditorias, a presença de documentos obsoletos no ambiente de trabalho pode resultar em não conformidades graves, comprometendo a certificação ISO 9001.
3. Risco Legal: Documentos desatualizados utilizados de forma inadequada podem gerar problemas legais, especialmente em setores regulados que exigem conformidade estrita com normas e regulamentos.

Para evitar essas complicações, é essencial implementar um sistema de gestão documental eficiente que assegure o controle total dos documentos, sejam eles digitais ou físicos.

Como o GESTED Facilita o Controle

O GESTED é uma solução completa para a gestão de documentos da qualidade, com funcionalidades específicas para controlar documentos obsoletos e evitar seu uso inadequado. Uma das grandes vantagens do GESTED é o módulo exclusivo iDOC, que permite o controle eficiente de cópias controladas físicas.

1. Módulo iDOC: Controle Rigoroso de Cópias Físicas

O módulo iDOC do GESTED oferece uma solução única para o controle de documentos físicos. Através de etiquetas com códigos de barras, cada documento físico pode ser rastreado de forma eficiente, registrando seu histórico completo, incluindo versões e validação.

• Rastreabilidade Completa: Com o iDOC, é possível acessar todo o histórico do documento apenas escaneando o código de barras, incluindo informações sobre a versão atual e se a cópia está válida ou obsoleta.
• Validação de Cópias: O sistema permite a verificação de campo para confirmar se a cópia que está sendo utilizada é a versão correta e vigente. Caso uma versão obsoleta seja detectada, o sistema notifica automaticamente a necessidade de substituição.
• Prevenção de Uso Indevido: Documentos obsoletos são automaticamente marcados como inválidos no sistema, impedindo que sejam utilizados sem autorização.

2. Identificação e Controle de Documentos Digitais e Físicos

Além do módulo iDOC, o GESTED oferece uma gestão integrada de documentos digitais e físicos, assegurando que todos os documentos obsoletos sejam devidamente identificados e segregados. O sistema notifica os responsáveis sobre a necessidade de revisão ou substituição de documentos próximos da obsolescência, evitando problemas antes que eles ocorram.

3. Acessibilidade e Segurança

No GESTED, documentos obsoletos são armazenados de forma segura e com acesso restrito, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam consultá-los, caso necessário. Isso ajuda a evitar o uso inadvertido de documentos desatualizados e mantém a conformidade com a norma ISO 9001.

Boas Práticas para Gerenciar Documentos Desatualizados

Para garantir um controle eficaz de documentos obsoletos e evitar complicações, é importante adotar algumas boas práticas:

1. Estabeleça um Procedimento Claro: Defina procedimentos específicos para identificar, classificar e segregar documentos obsoletos. Isso deve incluir regras sobre como e onde armazenar documentos que não são mais válidos.
2. Utilize um Sistema de Gestão Documental Adequado: O uso de um sistema como o GESTED é fundamental para garantir que todos os documentos, físicos ou digitais, sejam gerenciados de forma centralizada e eficiente.
3. Revise Documentos Periodicamente: Realize revisões periódicas dos documentos para garantir que as informações estejam atualizadas e que os documentos obsoletos sejam identificados e retirados de circulação.
4. Treine a Equipe: Garanta que todos os colaboradores entendam a importância de utilizar apenas documentos atualizados e como identificar documentos obsoletos.

Conclusão

A gestão de documentos obsoletos é um aspecto crítico da gestão da qualidade e deve ser tratada com seriedade para evitar complicações e garantir a conformidade com a norma ISO 9001. Com o GESTED e seu módulo exclusivo iDOC, sua empresa pode ter total controle sobre os documentos físicos e digitais, evitando o uso inadequado de documentos desatualizados e assegurando a rastreabilidade completa.

Investir em uma solução robusta como o GESTED é a melhor forma de garantir que todos os documentos estejam sempre atualizados e em conformidade com os requisitos normativos. Agende uma demonstração gratuita e descubra como o GESTED pode transformar a gestão documental da sua empresa, eliminando de vez os problemas com documentos desatualizados.