A gestão eficiente de documentos é essencial para garantir a conformidade com os requisitos da ISO 9001. A norma estabelece uma série de exigências para a documentação e o controle de informações documentadas, buscando assegurar que todos os processos estejam bem definidos, documentados e acessíveis. Neste artigo, exploraremos como o GESTED, um sistema especializado em controle de documentos, pode ajudar sua organização a cumprir esses requisitos de maneira eficaz.

O que a ISO 9001 Exige em Termos de Documentação?

A ISO 9001:2015 destaca a importância de uma boa gestão documental na seção 7.5, abordando a necessidade de se manter um controle adequado das informações documentadas. A norma requer que a organização determine os documentos necessários para assegurar a eficácia do seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e que esses documentos sejam devidamente controlados.

Os principais documentos exigidos pela ISO 9001 incluem:

1. Escopo do SGQ (4.3): Descreve os limites e aplicabilidade do sistema de gestão.
2. Política da qualidade (5.2.2): Estabelece o compromisso da organização com a qualidade.
3. Objetivos da qualidade (6.2.1): Definem metas claras para a melhoria contínua.
4. Requisitos para produtos e serviços (8.2.3.2): Detalham as especificações que devem ser atendidas.
5. Controle de produção e provisão de serviços (8.5.1 e 8.5.6): Inclui procedimentos operacionais e instruções de trabalho.
6. Evidências de competência de colaboradores (7.2): Documentam as qualificações e treinamentos realizados.
7. Resultados de auditorias internas e análises críticas (9.2.2 e 9.3.3): Registros das avaliações realizadas.

Esses são apenas alguns exemplos dos documentos que precisam ser mantidos e gerenciados de forma eficaz.

Como o GESTED Facilita o Controle de Documentos

O GESTED é uma solução especializada na gestão de documentos da qualidade, oferecendo funcionalidades que simplificam a conformidade com a ISO 9001. Veja como ele pode ajudar em cada etapa do processo:

1. Upload e Atualização de Documentos

O GESTED permite o upload, revisão e atualização de documentos diretamente na plataforma. Cada documento pode ser identificado com código, nome, autor e data de publicação, conforme exigido pela norma (7.5.2). Além disso, o sistema garante que todas as versões anteriores sejam armazenadas para referência futura, facilitando o controle de alterações e garantindo a rastreabilidade completa.

2. Controle de Acesso e Distribuição

Um dos principais desafios na gestão de documentos é garantir que a informação correta esteja disponível para as pessoas certas. Com o GESTED, você pode definir permissões de acesso específicas para cada documento, controlando quem pode visualizar, editar ou aprovar determinado conteúdo. Isso garante que apenas pessoas autorizadas possam acessar informações sensíveis, atendendo ao requisito de segurança da ISO 9001.

3. Armazenamento e Recuperação

O GESTED oferece um repositório centralizado para todos os documentos do SGQ. Isso simplifica a organização e o armazenamento de informações, facilitando a recuperação de documentos sempre que necessário. O sistema também permite a preservação da legibilidade e integridade dos documentos, conforme exigido pela ISO 9001 (7.5.3).

4. Gestão de Documentos Obsoletos

Uma parte importante do controle de documentos é a inativação ou descarte de documentos que não são mais necessários. O GESTED facilita essa gestão, garantindo que documentos obsoletos sejam removidos da lista mestra e não estejam mais disponíveis para consulta, reduzindo o risco de utilização de informações desatualizadas.

Boas Práticas para Controle de Documentos

Para implementar um sistema eficaz de controle de documentos conforme a ISO 9001, é recomendável seguir algumas boas práticas:

1. Crie um Procedimento para Controle de Documentos: Defina claramente como os documentos serão criados, revisados, aprovados, distribuídos e inativados. Esse procedimento deve ser seguido por todos os colaboradores envolvidos na gestão documental.
2. Utilize Categorias e Codificações Padronizadas: Classifique os documentos conforme seu tipo e relevância. Utilize uma codificação que permita identificar rapidamente a categoria, o número sequencial e a unidade organizacional associada.
3. Realize Treinamentos Periódicos: Garanta que todos os colaboradores compreendam o sistema de gestão documental e saibam como utilizá-lo corretamente. Isso reduz o risco de não conformidades durante auditorias internas e externas.
4. Automatize Processos Sempre que Possível: Utilize as funcionalidades do GESTED para automatizar notificações de revisão, aprovações e atualizações de documentos. Isso garante que os prazos sejam cumpridos e que todos os documentos estejam sempre em conformidade.

Como Evidenciar o Controle de Documentos em Auditorias

Durante auditorias, é essencial demonstrar que o controle de documentos é eficiente e atende aos requisitos da ISO 9001. Com o GESTED, você pode gerar relatórios de todas as atividades relacionadas aos documentos, incluindo criação, revisão, aprovações e acessos. Isso serve como evidência objetiva de que o sistema de gestão documental está operando conforme planejado.

Conclusão

A gestão de documentos é um dos pilares para a conformidade com a ISO 9001. Com o GESTED, você pode otimizar esse processo, garantindo que todas as informações documentadas estejam devidamente controladas, acessíveis e atualizadas. Isso não apenas facilita o cumprimento dos requisitos normativos, mas também contribui para a melhoria contínua dos processos organizacionais.

FAQ – Perguntas Frequentes sobre Controle de Documentos na ISO 9001

1. Quais são os documentos exigidos pela ISO 9001?
   A ISO 9001 exige uma série de documentos, como escopo do SGQ, política da qualidade, objetivos da qualidade, entre outros. A lista completa pode variar conforme o porte e a natureza da organização.
2. Como o GESTED pode ajudar no controle de documentos?
   O GESTED facilita a criação, revisão, distribuição e armazenamento de documentos, garantindo conformidade com os requisitos da ISO 9001.
3. É possível usar o GESTED para auditorias internas?
   Sim, o GESTED permite a geração de relatórios detalhados que podem ser usados como evidência em auditorias internas e externas.
4. Quais são as principais funcionalidades do GESTED?
   O GESTED oferece controle de versões, gestão de acessos e armazenamento centralizado, controle de cópias impressas, entre outras funcionalidades.
5. Como posso começar a usar o GESTED na minha empresa?
   Entre em contato com nossa equipe para agendar uma demonstração gratuita e conhecer todas as funcionalidades do GESTED.

Este artigo fornece uma visão abrangente de como o GESTED pode ajudar na gestão de documentos conforme a ISO 9001. Com essas informações, sua organização estará preparada para implementar um controle documental eficiente e em conformidade com a norma.